Foodtruck-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Foodtruck-Festival braucht mehr als mehrere Trucks und hungrige Gäste. Du musst Genehmigungen, Strom, Toiletten, Lieferfenster und die Aufteilung des Geländes frühzeitig koordinieren. Auch Allergene, Ernährungswünsche und Mehrweggeschirr sollten vor dem Veranstaltungstag geklärt sein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur abschließenden Kontrolle durch alle wichtigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Foodtrucks auswählen
2 Personen
Foodtrucks beauftragen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Strombedarf ermitteln
2 Personen
Geländeaufteilung erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse reservieren
Toiletten reservieren
Müllentsorgung organisieren
Werbetext schreiben
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferantendaten sammeln
Foodtruck-Menüs prüfen
2 Personen
Allergeninformationen einholen
2 Personen
Lieferfenster vereinbaren
Lageplan finalisieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
Freiwillige einteilen
Lieferantenbriefing versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Akkreditierungen und Lageplan drucken
Getränke kühlen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Foodtrucks empfangen
3 Personen
Stromanschlüsse testen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Lichtmasten und Lampen aufstellen
3 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Allergietafeln aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Voräte auf die Stände verteilen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Foodtrucks als bereit melden
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Foodtrucks beliefern
3 Personen
Essen servieren
4 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische und Abfallstellen kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand auffüllen
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Foodtrucks abbauen lassen
3 Personen
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände müllfrei machen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
Geräte reinigen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Materialien kontrollieren und sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
Ort sauber übergeben
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Lieferantenrechnungen sammeln
Restbestand sicher lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
Infostand
BarhockerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
BesteckkörbeAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 4
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 30
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
MenükartenAnz. 12
WegweiserAnz. 10
AllergenhinweiseAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
TischschilderAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen, Versicherung und den Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne diese Grundlage lassen sich Stromanschlüsse, Toiletten und Lieferzeiten nicht zuverlässig buchen.
Plane für jeden Foodtruck einen festen Standplatz mit eingezeichnetem Stromanschluss. Ein finaler Lageplan verhindert, dass Fahrzeuge, Kabel und Gästebereiche am Aufbautag miteinander kollidieren.
Fordere Menüs und Allergeninformationen vor dem Versand der Einladungen an. So kannst du Ernährungswünsche bereits bei den Anmeldungen erfassen, statt am Veranstaltungstag einzelne Anbieter suchen zu müssen.
Stimme mit jedem Lieferanten ein konkretes Lieferfenster ab und verschicke anschließend ein gemeinsames Briefing. Darin sollten Zufahrt, Standplatz, Ansprechpartner und Aufbauzeit stehen.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Kühlung, Mehrweggeschirr und Müllentsorgung. Bei einem Außengelände gehören außerdem Partyzelte, Kabelmatten und Handlampen zur praktischen Schlusskontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodtruck-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Auswahl der Foodtrucks. Genehmigungen, Versicherung, Strom und Toiletten solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin anstoßen.
Wie viele Foodtrucks brauche ich für ein Festival?: Plane grob einen Foodtruck pro 75 bis 100 Gäste, abhängig von Menü und Ausgabezeit. Bei 300 Gästen sind daher etwa 3 bis 4 Trucks ein sinnvoller Ausgangspunkt; unterschiedliche Küchen und ein Getränkestand verkürzen Warteschlangen.
Was muss ich bei Strom für Foodtrucks beachten?: Ermittle den Strombedarf jedes Trucks einzeln und reserviere die Anschlüsse vor dem Veranstaltungstag. Rechne zusätzlich mit Verlängerungskabeln und Kabelmatten, damit keine Leitungen quer über Laufwege liegen.
Wann sollte ich Allergeninformationen und Ernährungswünsche klären?: Hole die Allergeninformationen ein, sobald die Menüs feststehen, spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und übergib die Zusammenfassung vor dem Lieferantenbriefing.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.