Checklist pour organiser un événement de géocaching
Un événement de géocaching demande plus qu’un parcours et quelques caches. Cette checklist de 46 tâches et 44 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du terrain au rangement final. Vous y trouverez les points souvent oubliés : autorisation du terrain, besoins alimentaires, batteries, consignes de sécurité et répartition du matériel par équipe. Utilisez-la pour suivre les inscriptions, préparer les missions et installer l’accueil sans courir au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date de l’événement et le terrain
2 personnes
Obtenir l’autorisation du terrain
Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste d’inscription et les équipes
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et les waypoints
2 personnes
Vérifier les emplacements des caches
2 personnes
Préparer les caches temporaires
2 personnes
Imprimer les carnets de bord et les missions
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
Réserver le lieu et le matériel
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Répartir le matériel par équipe
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Reconnaître le terrain et l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le point de restauration et de boissons
3 personnes
Placer les caches sur le site
3 personnes
Installer les panneaux de parcours et les flèches
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer le kit de démarrage
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
Faire partir les équipes
3 personnes
Tenir le poste de route
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
Servir le buffet et le dîner
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Gérer les trackables et les trouvailles
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Retirer les caches et les panneaux de parcours
3 personnes
Remettre le site propre et vide
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 60
- Nappesqté 6
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 10
- Carafesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Appareils GPSqté 10
- Batteries externesqté 10
- Câbles de rechargeqté 10
- Talkies-walkiesqté 6
Éclairage
- Lampes frontalesqté 12
- Lanternes LEDqté 6
Outdoor
- Contenants de cacheqté 15
- Sacs imperméablesqté 20
- Boussoleqté 10
- Mètres rubansqté 6
- Gilets réfléchissantsqté 8
- Cônes de signalisationqté 12
Papeterie
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Cartes de missionqté 60
- Feuilles de scoreqté 60
- Carnets de cacheqté 15
- Crayonsqté 70
- Presse-papiersqté 12
- Badges nominatifsqté 70
- Marqueursqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Louchesqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Épongesqté 6
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le terrain et demandez l’autorisation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Vérifiez aussi l’itinéraire d’accès, le stationnement et les éventuelles zones interdites.
- Préparez les équipes avant l’impression des cartes de mission. Prévoyez un appareil GPS, une batterie externe, des câbles de recharge et, si le terrain est étendu, un talkie-walkie par équipe.
- Contrôlez chaque emplacement de cache lors d’une reconnaissance séparée, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Remplacez les contenants fragiles et glissez les carnets de cache dans des sacs imperméables.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis achetez les encas et les boissons 2 à 3 jours avant. Pour le premier ravitaillement, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et par heure, selon la météo et l’effort.
- Gardez 90 minutes le jour même pour monter les tentes, les tables, la table d’inscription et le point de restauration. Chargez les GPS, lampes frontales et lanternes LED la veille, puis répartissez le matériel avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un événement de géocaching ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour un événement avec terrain privé, autorisation, inscriptions et caches temporaires. Une reconnaissance du parcours doit encore être faite 7 à 10 jours avant la date.
- Quel matériel prévoir pour un événement de géocaching ?
- Prévoyez au minimum un appareil GPS par équipe, une batterie externe et ses câbles, des cartes de mission, des crayons et des feuilles de score. Ajoutez des sacs imperméables, une boussole et des lampes si une partie se déroule en fin de journée.
- Combien de caches faut-il préparer pour un événement de géocaching ?
- Le nombre dépend du parcours et du temps disponible, mais chaque cache utilisée doit être vérifiée sur place avant l’événement. Faites ce contrôle 7 à 10 jours à l’avance et préparez au moins un contenant de remplacement par zone de jeu.
- Quand préparer les boissons et les encas ?
- Faites les courses 2 à 3 jours avant, puis mettez les boissons au frais la veille. Installez le point de restauration avant l’arrivée des participants et prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure.
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