Checklist para organizar un espectáculo de circo

Organizar un espectáculo de circo requiere coordinar artistas, público, espacio y material técnico en un orden claro. Esta checklist reúne 72 tareas y 59 elementos para que puedas avanzar desde la fecha y las reservas hasta el montaje y la recepción. Incluye comprobaciones que suelen hacerse demasiado tarde, como revisar el suelo, despejar la zona de juego y enviar el briefing a los artistas. También te ayuda a controlar bebidas, suministros, sonido e iluminación antes de abrir el recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Fijar el programa de la función
2 personas
Comprobar los contratos de los artistas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar el programa a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Inventariar los suministros
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el stock de vajilla
Comprobar las herramientas
Enviar briefing a los artistas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y la zona del público
2 personas
Despejar la zona de juego
4 personas
Colocar el fondo y el cerramiento
3 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Colocar la técnica y los cables
3 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Probar la música y los micrófonos
2 personas
Preparar materiales de circo
3 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar programas y pulseras
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Cambiarse los artistas
2 personas

Evento

Abrir la entrada para el público
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Anunciar la función
Guiar la primera función
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la pausa
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Volver a comprobar la superficie de juego
2 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar la función de la noche
Coordinar la función de la noche
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar la caja y la recepción
2 personas

Seguimiento

Desmontar el material de circo
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar neveras portátiles y cajas
2 personas
Lavar la ropa de lino
Gestionar objetos perdidos
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Postes separadorescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 3
Alfombras rojascant. 2
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 200
Guirnaldascant. 8
Pósteres de circocant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 140

Material deportivo

Conos de malabarescant. 12
Pelotas de malabarescant. 24
Paños de malabarescant. 24
Aroscant. 12
Tablas de equilibriocant. 6
Patines de ruedascant. 8
Diabloscant. 8
Colchonetas de caídacant. 8
Cinta de balizamientocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 160
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Tazas de cafécant. 50
Cucharonescant. 8
Tijerascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cuencos para palomitascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de enviar las invitaciones. Reserva margen para confirmar los contratos de los artistas y comunicar cualquier cambio con tiempo.
Revisa el espacio al menos el día anterior: el suelo debe estar despejado y la zona del público separada de la zona de juego. No esperes al momento de colocar las sillas para detectar obstáculos.
Envía a los artistas un briefing con horarios, acceso, programa y necesidades técnicas como micrófonos, altavoces o mesa de mezclas. Hazlo al menos 48 horas antes para poder resolver dudas.
Comprueba el aforo y la distribución antes de montar la recepción. Coloca las mesas de recepción, las sillas, los percheros y los separadores dejando pasillos claros para la entrada y la salida.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara los alimentos no perecederos antes de abrir el recinto. Confirma también las preferencias dietéticas y actualiza la lista de visitantes el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de circo?: Empieza al menos 6-8 semanas antes si participan artistas contratados y hay inscripciones. Reserva la ubicación y confirma contratos al principio; deja la revisión final del material y del programa para los últimos 2 días.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir un espectáculo de circo?: Comprueba el suelo, la zona del público, la zona de juego, el cerramiento, las sillas, la recepción y el equipo de sonido e iluminación. Haz una revisión completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público.
¿Cuándo hay que enviar el programa del espectáculo de circo?: Envía el programa a participantes y artistas entre 48 y 72 horas antes. Así todavía puedes corregir horarios, accesos, necesidades técnicas o cambios relacionados con el tiempo.
¿Cuántas bebidas hay que preparar para un espectáculo de circo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10-15 % si el evento dura más o hace calor. Enfría las bebidas con al menos 4 horas de antelación.

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