Zirkusvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Zirkusvorstellung braucht mehr Vorbereitung als nur ein Programm und ein paar Sitzplätze. Kläre zuerst Termin, Ort, Künstlerverträge und Anmeldungen, bevor du Technik, Ausstattung und Empfang planst. In den letzten Tagen zählen Wetter, Anreiseinformationen und besondere Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag prüfst du Spielfläche, Strom, Licht und Zuschauerbereich, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Aufführungsprogramm festlegen
2 Personen
Künstlerverträge prüfen
Reservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Programm an Teilnehmende senden
Wettervorhersage prüfen
Routen- und Parkinformationen teilen
Bedarf erfassen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Geschirrbestand prüfen
Werkzeug prüfen
Künstlerbriefing versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Publikumsbereich prüfen
2 Personen
Spielfläche freiräumen
4 Personen
Hintergrund und Abschirmung aufstellen
3 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Umkleide einrichten
2 Personen
Technik und Kabel verlegen
3 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Musik und Mikrofone testen
2 Personen
Zirkusmaterialien bereitstellen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programme und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler umkleiden
2 Personen

Event

Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Vorstellung ankündigen
Erste Vorstellung begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause betreuen
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Spielfläche erneut prüfen
2 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendvorstellung ankündigen
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Kasse und Empfang schließen
2 Personen

Nachbereitung

Zirkusmaterialien abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Kühlboxen und Kisten reinigen
2 Personen
Leinen waschen
Fundsachen bearbeiten
Lieferantenrechnungen prüfen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
Rote TeppicheAnz. 2
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 200
WimpelkettenAnz. 8
ZirkusplakateAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 140

Sportmaterial

JonglierkeulenAnz. 12
JonglierbälleAnz. 24
Jonglier-TücherAnz. 24
ReifenAnz. 12
BalancebretterAnz. 6
HochstelzenAnz. 8
DiabolosAnz. 8
FallschutzmattenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 160
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
KaffeetassenAnz. 50
ServierlöffelAnz. 8
ScherenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
PopcornschalenAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Aufführungsprogramm spätestens 3 Wochen vorher fest und sende es den Teilnehmenden, damit Künstler und Helfer ihre Beiträge abstimmen können.
Aktualisiere die Besucherliste bis 2 Tage vor der Vorstellung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und plane Empfang, Sitzplätze sowie Namensschilder nach der tatsächlichen Personenzahl.
Prüfe Technik und Stromanschlüsse am Vortag: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren, nicht nur einzeln vorhanden sein.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und teile Routen- und Parkinformationen spätestens am Vortag. Das verhindert verspätete Ankünfte und Rückfragen am Eingang.
Räume die Spielfläche vor dem Aufbau vollständig frei und richte zuerst Absperrungen, Hintergrund, Licht und Sitze ein. Dekoration wie rote Teppiche, Ballonbögen und Wimpelketten kommt erst danach, damit nichts im Weg steht.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Zirkusvorstellung planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Künstlerverträgen. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 3 Wochen vor der Vorstellung laufen.
Wann soll ich die Künstler für eine Zirkusvorstellung briefen?: Verschicke das Künstlerbriefing spätestens 7 Tage vorher. So bleiben noch mehrere Tage für Fragen zu Ablauf, Technik, Aufbau und benötigtem Jonglier- oder Balance-Material.
Wann prüfe ich das Wetter für eine Zirkusvorstellung?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und noch einmal am Veranstaltungstag. Teile Änderungen bei Anreise, Parken oder Ort sofort an alle Teilnehmenden weiter.
Wie lange dauert der Aufbau einer Zirkusvorstellung?: Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Spielfläche, Zuschauerbereich, Technik, Licht, Empfang und Dekoration sollten vor dem Einlass getestet und fertig sein.

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