Organiser un spectacle de cirque sans rien oublier

Un spectacle de cirque demande de coordonner les artistes, le public, le matériel et l’espace de jeu dans un ordre précis. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des sièges et de la sonorisation. Elle aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, circulation du public, météo, branchements électriques et briefing des artistes. Utilise-la pour répartir les tâches et vérifier l’avancement avant le jour du spectacle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le programme des spectacles
2 personnes
Vérifier les contrats des artistes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Inventorier les fournitures
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de vaisselle
Vérifier les outils
Envoyer le briefing aux artistes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’espace public
2 personnes
Dégager la zone de jeu
4 personnes
Installer le fond de scène et les séparations
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la technique et les câbles
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Tester la musique et les micros
2 personnes
Préparer le matériel de cirque
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les programmes et les bracelets
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aider les artistes à se changer
2 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Guider les visiteurs vers les places assises
3 personnes
Annoncer le spectacle
Encadrer la première représentation
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Revérifier l'aire de jeu
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le spectacle du soir
Animer la représentation du soir
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Clôturer la caisse et l’accueil
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de cirque
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
Laver le linge
Gérer les objets trouvés
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Tapis rougesqté 2
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de cirqueqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 140

Matériel de sport

Massues de jonglageqté 12
Balles de jonglageqté 24
Foulards de jonglageqté 24
Cerceauxqté 12
Planches d’équilibreqté 6
Échassesqté 8
Diabolosqté 8
Tapis de chuteqté 8
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bols à popcornqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance, puis vérifie les contrats de chaque artiste avant d’annoncer le programme. Une modification tardive peut affecter les horaires, les besoins techniques et les invitations.
Prévois la gestion des inscriptions deux semaines avant le spectacle et mets la liste des visiteurs à jour jusqu’à 48 heures avant. Demande les besoins alimentaires dès l’inscription afin de ne pas devoir les recueillir le jour même.
Envoie le programme, l’itinéraire et les informations de stationnement au public au moins 5 jours avant. Pour les artistes, transmets un briefing séparé avec les horaires d’arrivée, l’accès au lieu et l’ordre des numéros.
La veille, refroidis les boissons et installe les stocks non périssables. Vérifie aussi les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises et éclairages : un test de son et de lumière de 30 minutes évite les réglages précipités.
Le jour J, ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôle le sol, dégage toute la zone de jeu, installe les séparations et garde un passage libre entre les sièges, les tables d’accueil et les coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de cirque ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, le programme et les réservations. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, la logistique, les achats et la transmission des informations.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de cirque ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la représentation si les places sont limitées. Fixe une date de réponse environ 10 jours avant, puis actualise la liste des visiteurs jusqu’à 48 heures avant l’événement.
Quand installer le matériel du spectacle de cirque ?: Commence l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public, davantage si le lieu doit être séparé ou si la sonorisation est complexe. Réserve ensuite 30 minutes pour tester les microphones, les haut-parleurs et les éclairages.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle de cirque ?: Vérifie la météo, les contrats, les inscriptions, les achats et le stock de vaisselle. Refroidis les boissons, regroupe le matériel de jonglage et confirme avec les artistes leur heure d’arrivée au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.