Checklist para organizar un día deportivo sin improvisar

Un día deportivo necesita más que reservar un campo y reunir a los participantes. Hay que encajar pruebas, horarios, equipos, voluntarios, material y comidas para que las competiciones avancen sin esperas. Esta checklist te ayuda a trabajar en orden, desde la reserva de la sede y las inscripciones hasta las hojas de puntuación y la recogida de premios. También incluye los preparativos que suelen quedarse para el último momento, como revisar el tiempo, clasificar los petos y preparar un plan bajo techo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede deportiva
Distribuir los campos deportivos
2 personas
Elegir pruebas deportivas
3 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar monitores del juego
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
3 personas
Confirmar participantes
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Encargar premios y medallas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa interior alternativo
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Recoger los premios y medallas
Hacer la compra
2 personas
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
Clasificar los petos del equipo
2 personas
Imprimir tarjetas de competición
Imprimir las hojas de puntuación
Hacer carteles de ruta y del recinto
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Montar estaciones deportivas
6 personas
Colocar marcadores
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los monitores de juego
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir petos del equipo
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Guiar el calentamiento
3 personas
Guiar la actividad de fútbol
3 personas
Coordinar la actividad deportiva de voleibol
3 personas
Coordinar la prueba deportiva de relevos
3 personas
Acompañar la prueba deportiva de balón prisionero
3 personas
Coordinar la actividad de baloncesto
3 personas
Supervisar la parte de la pista de obstáculos
3 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Reponer los puntos de agua
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir fruta y snacks
3 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Anunciar los resultados provisionales
Acompañar las finales
4 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Entregar premios y medallas
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger el material deportivo
4 personas
Recoger los chalecos del equipo
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Dejar los campos deportivos limpios
3 personas
Limpiar la mesa de catering
2 personas
Apagar el equipo de sonido
Devolver las llaves del recinto
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mantelescant. 10

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de voleibolcant. 6
Balones de baloncestocant. 6
Balones de balón prisionerocant. 8
Pelotas de teniscant. 20
Testigos de relevocant. 8
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Obstáculoscant. 8
Porterías de fútbolcant. 4
Redes de voleibolcant. 2
Aros de baloncestocant. 2
Cinta de marcaje para campocant. 8
Petos de equipocant. 80
Silbatoscant. 12
Cronómetroscant. 8
Marcadorescant. 8
Cintas de medallacant. 30

Equipo

Megáfonoscant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Micrófono de mano

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Decoración

Lonas de salida y metacant. 2
Señales direccionalescant. 12
Banderas del equipocant. 12
Números de mesacant. 12
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 8
Mantas térmicascant. 4
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sede y el programa antes de abrir las inscripciones. Deja definidos los campos, las pruebas y una hora de inicio y final para que los participantes sepan qué esperar.
Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de margen y pide también preferencias dietéticas. Confirma la lista definitiva varios días antes para formar los equipos sin cambios de última hora.
Asigna un monitor por prueba y prepara las instrucciones para los voluntarios con 48 horas de antelación. Incluye quién controla el tiempo, quién anota los resultados y quién anuncia los cambios por megáfono.
Revisa el material deportivo el día anterior y sepáralo por campo: balones, conos, petos, silbatos, cronómetros y hojas de puntuación. Comprueba especialmente las redes, porterías, obstáculos y la cinta de marcaje, porque son difíciles de sustituir durante la jornada.
Consulta la previsión meteorológica entre 48 y 24 horas antes y activa el programa interior si el tiempo empeora. Compra y enfría las bebidas con tiempo, y no esperes al mismo día para recoger premios, medallas o productos refrigerados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la sede y define las pruebas al principio; deja cerradas las inscripciones, los equipos, los voluntarios y el material durante la última semana.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un día deportivo?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, distribuir los equipos, preparar el calendario y recoger las preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día deportivo?: Calcula al menos 1 monitor por prueba o campo activo y añade 2 personas para coordinación, recepción y material. Si hay varias competiciones simultáneas, prepara un suplente por cada 3 o 4 monitores.
¿Cuándo hay que preparar el material y las hojas de puntuación?: Haz una revisión completa 24 horas antes y prepara las tarjetas de competición y hojas de puntuación como mínimo la víspera. Clasifica los petos y coloca el material por campo para reducir los cambios entre pruebas.

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