Sportdag organiseren: checklist van planning tot prijsuitreiking

Een sportdag organiseren vraagt meer dan velden en ballen regelen. Je moet het programma, wedstrijdschema, teams, spelbegeleiders en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en onderdelen, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een duidelijke draaiboekdag. Controleer in de laatste week niet alleen de weersverwachting, maar ook scoreformulieren, teamhesjes, prijzen, koeling en stroom. Met deze checklist houd je overzicht over alle voorbereidingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Sportvelden indelen
2 personen
Sportonderdelen kiezen
3 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Spelbegeleiders indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
3 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligersinstructie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en gekoelde producten halen
2 personen
Teamhesjes sorteren
2 personen
Wedstrijdkaarten afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
Route- en terreinborden maken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportstations opbouwen
6 personen
Scoreborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Spelbegeleiders instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Teamhesjes uitdelen
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Sportonderdeel voetbal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel volleybal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel estafette begeleiden
3 personen
Sportonderdeel trefbal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel basketbal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel hindernisbaan begeleiden
3 personen
Scores verzamelen
2 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Tussenstanden bekendmaken
Finales begeleiden
4 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Sportmateriaal innemen
4 personen
Teamhesjes innemen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Sportvelden schoon opleveren
3 personen
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Locatiesleutels retourneren
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Volleybalballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Trefballenaantal 8
Tennisballenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Hindernissenaantal 8
Voetbaldoeltjesaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalpalenaantal 2
Veldmarkeringstapeaantal 8
Teamhesjesaantal 80
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Scorebordenaantal 8
Medaillelintenaantal 30

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Handmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Start- en finishdoekenaantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Teamvlaggenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 8
Reddingsdekensaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de sportonderdelen en tijdsblokken eerst vast en maak daarna pas het wedstrijdschema. Plan per onderdeel enkele minuten wisseltijd, zodat uitloop niet meteen het hele programma verschuift.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de sportdag, zodat je teams en begeleiding kunt indelen.
Wijs per onderdeel een spelbegeleider aan en stuur de vrijwilligersinstructie minimaal 3 dagen vooraf. Zet ook een aanspreekpunt klaar voor materiaal, inschrijvingen en eerste hulp.
Controleer sportmateriaal uiterlijk 1 week vooraf: ballen, pionnen, markeerschijven, netten, doelen, fluitjes en stopwatches. Leg teamhesjes per team apart en druk wedstrijdkaarten en scoreformulieren minstens 1 dag vooraf af.
Maak uiterlijk 2 dagen vooraf een binnenprogramma voor slecht weer. Controleer daarnaast partytenten, tafels, koelboxen, verlengkabels en stekkerdozen; die worden vaak pas gemist wanneer de opbouw al begonnen is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Reserveer de sportlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Begin uiterlijk 6 weken voor de datum met het programma, de uitnodigingen en het werven van vrijwilligers.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een sportdag sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de sportdag. Dan heb je nog tijd voor teamindeling, dieetwensen, deelnemersbevestiging en het verdelen van spelbegeleiders.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sportdag?: Reken minimaal op 1 spelbegeleider per gelijktijdig gebruikt veld of onderdeel, plus 2 tot 3 personen voor ontvangst, materiaal en pauzes. Tel bij een programma met 6 onderdelen dus minstens 8 tot 9 vrijwilligers.
Wat regel je de dag voor een sportdag?: Druk de wedstrijdkaarten en scoreformulieren af, sorteer de teamhesjes en zet het materiaal per onderdeel klaar. Controleer ook de weersverwachting, haal prijzen en medailles op en leg gekoelde dranken in de koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.