Journée sportive : la checklist pour ne rien oublier

Une journée sportive demande de coordonner les disciplines, les terrains, les équipes et les bénévoles dans un ordre précis. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître les effectifs. À l’approche du jour J, vérifie le matériel pour chaque activité, prépare les feuilles de score et confirme les rôles de chacun. Garde aussi un plan intérieur si la météo compromet les épreuves en extérieur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Répartir les terrains de sport
2 personnes
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
3 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
Imprimer les cartes du concours
Imprimer les feuilles de score
Créer les panneaux d’itinéraire et de site
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Monter les stations sportives
6 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les animateurs de jeu
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Encadrer l'épreuve de football
3 personnes
Encadrer l'épreuve de volley-ball
3 personnes
Encadrer l’épreuve de relais
3 personnes
Encadrer l'épreuve de balle au prisonnier
3 personnes
Encadrer l'épreuve de basket
3 personnes
Encadrer l’épreuve sportive du parcours d’obstacles
3 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Récupérer le matériel sportif
4 personnes
Récupérer les gilets d'équipe
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Livrer les terrains de sport propres
3 personnes
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
Restituer les clés du lieu
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 10

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de volley-ballqté 6
Ballons de basketqté 6
Balles de balle au prisonnierqté 8
Balles de tennisqté 20
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Obstaclesqté 8
Mini-buts de footballqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de basketqté 2
Ruban de balisageqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Siffletsqté 12
Chronomètresqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Rubans de médailleqté 30

Équipement

Mégaphonesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Microphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Numéros de tableqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 8
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indique les disciplines, les horaires, les terrains utilisés et la durée prévue de chaque épreuve. Tu éviteras de modifier les équipes après la clôture des inscriptions.
Prévois un encadrant par activité et transmets les consignes aux bénévoles au moins 3 jours avant la journée sportive. Donne à chacun son terrain, son horaire et le matériel à contrôler.
Compte les participants dès la fermeture des inscriptions, puis établis les équipes et recueille les besoins alimentaires. Confirme les participants au plus tard 48 heures avant pour ajuster les repas et les boissons.
Prépare les feuilles de score, les cartes du concours et les chasubles d’équipe la veille. Regroupe aussi les sifflets, chronomètres, cônes et panneaux de score par terrain pour limiter les allers-retours.
Vérifie les prévisions météo 2 à 3 jours avant, puis le matin même. Si les épreuves sont dehors, valide à l’avance un programme intérieur de rechange plutôt que d’improviser le jour J.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée sportive ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et fixe les disciplines en premier, puis ouvre les inscriptions et recrute les bénévoles dès que le programme est stable.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Prévois au minimum 1 encadrant par terrain ou activité, plus 2 personnes pour l’accueil et la coordination. Ajoute 1 bénévole de réserve pour les pauses, les absences et les changements de matériel.
Quand confirmer les équipes et les participants ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’événement, puis confirme les participants 48 heures avant. Ce délai permet de finaliser les équipes, les besoins alimentaires, les chasubles et les feuilles de score.
Que prévoir si la météo est mauvaise pour une journée sportive ?: Décide d’un programme intérieur de rechange au moins 48 heures avant et vérifie les espaces disponibles. Préviens les participants dès que la décision est prise, idéalement la veille au soir ou avant 7 h le matin même.

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