Checklist para organizar un Día de movimiento
Un Día de movimiento combina actividades deportivas, pausas y momentos de convivencia, así que conviene ordenar los preparativos por etapas. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después confirma monitores, música, inscripciones y necesidades médicas o dietéticas. En la última semana tendrás que revisar salas, ruta, material, voluntariado y previsión meteorológica. Esta checklist también te ayuda a no dejar para el final las bebidas, el botiquín, los dorsales y el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar monitores deportivos
Reservar acompañamiento musical
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reunir puntos médicos a tener en cuenta
Actualizar la lista de participantes
Confirmar el programa
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la ruta y las salas
2 personas
Comprobar el material de actividades
2 personas
Pedir el catering
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Confirmar participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar los materiales
3 personas
Comprobar ropa y calzado
Llenar el botiquín
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar estaciones de movimiento
4 personas
Marcar la ruta de senderismo
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Dirigir el calentamiento conjunto
3 personas
Guiar el circuito de movimiento
6 personas
Repartir agua
2 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al grupo de senderismo
4 personas
Coordinar un programa alternativo en interior
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar el baile de sillas y el momento musical
3 personas
Guiar ejercicios de estiramiento y relajación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar el cierre
Acompañar la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Clasificar residuos
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Carpas de fiestacant. 2
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 30
- Pelotas de gimnasiocant. 12
- pelotas blandascant. 20
- Aroscant. 12
- Conoscant. 24
- Podómetroscant. 20
- Bandas de resistenciacant. 20
- Pufscant. 12
- Bastones de senderismocant. 12
- Dorsalescant. 70
- Tarjetas de prácticacant. 30
- Alfombrillas antideslizantescant. 10
- Tela de paracaídas
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Carteles direccionalescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobillas de bañocant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 8
- Linternascant. 4
- Teléfonos móvilescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Indica la duración de cada actividad, las pausas y el nivel de esfuerzo para que los participantes sepan qué ropa y calzado necesitan.
- Reserva con antelación a los monitores deportivos y el acompañamiento musical. Para un programa con varias actividades, confirma al menos 2 semanas antes quién dirige cada bloque y quién aporta el material.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse, no la víspera. Entrega al catering el número confirmado de participantes y las necesidades especiales entre 5 y 7 días antes.
- Revisa la ruta, las salas y el material deportivo durante la semana previa. Comprueba que haya suficientes esterillas, pelotas, conos, bandas y dorsales para todos los grupos, y prepara un plan alternativo si llueve.
- Haz la comprobación final el día anterior: previsión del tiempo, compras, bebidas frías, botiquín, tarjetas con nombres y asignación de voluntarios. Reserva al menos 60 minutos antes del inicio para revisar el montaje y las zonas de actividad.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un Día de movimiento?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, monitores y acompañamiento musical, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones sin prisas.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?
- Cierra una primera lista 7 días antes y confirma el número definitivo entre 2 y 3 días antes. Usa ese dato para ajustar el catering, las tarjetas con nombres, los dorsales y la distribución de voluntarios.
- ¿Qué material necesito para un Día de movimiento?
- Depende del programa, pero revisa el material deportivo actividad por actividad: esterillas, pelotas, aros, conos, podómetros, bandas de resistencia o bastones de senderismo. Haz el inventario al menos 7 días antes para poder sustituir lo que falte.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior comprueba las compras, llena el botiquín, enfría las bebidas y prepara los materiales. También conviene revisar ropa y calzado recomendados, la previsión meteorológica y la ubicación de las salas o la ruta.
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