Checklist pour organiser une journée active
Une journée active demande plus qu’un programme sportif : il faut coordonner les animateurs, les participants, les espaces, le matériel et les repas. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’aux dernières vérifications. Prévoyez aussi le suivi des besoins alimentaires et des informations médicales, souvent transmis trop tard. Le jour venu, les bénévoles, les badges et un parcours vérifié facilitent nettement l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des animateurs sportifs
Réserver l'accompagnement musical
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les points médicaux à signaler
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer le programme
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le parcours et les salles
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Commander le catering
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Vérifier les vêtements et les chaussures
Remplir la trousse de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place les stations d’activité
4 personnes
Baliser l’itinéraire de marche
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Animer l’échauffement collectif
3 personnes
Animer le circuit d’activité physique
6 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le groupe de marche
4 personnes
Animer un programme intérieur de secours
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer la danse des chaises et le moment musical
3 personnes
Animer les exercices d’étirement et de relaxation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la clôture
Accompagner le départ
4 personnes
Rassembler les objets perdus
Suivi
Trier les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Tentes de réceptionqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 30
- Salles de gymqté 12
- balles souplesqté 20
- Cerceauxqté 12
- Cônesqté 24
- Podomètresqté 20
- Bandes de résistanceqté 20
- Poufsqté 12
- Bâtons de marcheqté 12
- Numéros de départqté 70
- Cartes d'entraînementqté 30
- Tapis antidérapantsqté 10
- Tissu parachute
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à eauqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs de rangementqté 8
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Brochures du programmeqté 80
- Panneaux indicateursqté 12
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Cordeqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Brosses de toilettesqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Porte-essuie-tout en papierqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
- Lampes de pocheqté 4
- Téléphones portablesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis réservez rapidement les animateurs sportifs et l’accompagnement musical. Gardez une version confirmée du programme pour éviter les informations contradictoires dans les invitations.
- Demandez les inscriptions avec une date limite précise, par exemple 10 jours avant la journée. Utilisez cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires, les informations médicales à signaler et établir la liste définitive des participants.
- Répartissez les bénévoles par zones plutôt que de leur donner une mission générale : accueil, vestiaires, parcours, salles et buffet. Prévoyez au moins un responsable identifiable par espace et transmettez les consignes avant le jour J.
- Vérifiez le matériel d’activité plusieurs jours à l’avance : tapis de yoga, cônes, cerceaux, balles, bandes de résistance et bâtons de marche doivent être comptés et placés près de leur zone d’utilisation. Contrôlez aussi les vêtements et les chaussures attendus selon les activités.
- Consultez les prévisions météo à 48 heures, puis le matin même si une partie se déroule dehors. Préparez les boissons refroidies, la trousse de premiers secours, les badges et le matériel avant l’arrivée des participants, plutôt que pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée active ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu et les animateurs, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le programme.
- Quand envoyer les invitations pour une journée active ?
- Envoyez-les environ 4 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de commander le catering et de préparer les badges nominatifs.
- Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?
- Confirmez le nombre définitif au moins 5 à 7 jours avant la journée, selon les conditions du traiteur. Vérifiez à ce moment les besoins alimentaires déjà recueillis et gardez quelques portions de réserve si le nombre fluctue.
- Que vérifier la veille d’une journée active ?
- La veille, contrôlez le parcours, les salles, le matériel, les prévisions météo et la répartition des bénévoles. Refroidissez les boissons, remplissez la trousse de premiers secours et regroupez les badges, les listes et les fournitures d’accueil.
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