Beweegdag organiseren: checklist en planning

Een beweegdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal klaarleggen. Je regelt tegelijk de locatie, begeleiders, deelnemers, veiligheid, catering en een programma dat iedereen kan volgen. Begin met datum, locatie en activiteiten en werk daarna toe naar bevestigingen, indeling en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je om niets te vergeten, van medische aandachtspunten en naamkaartjes tot gekoelde dranken, yogamatten en een gevulde EHBO-tas.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sportbegeleiders reserveren
Muziekbegeleiding reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische aandachtspunten verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en zalen controleren
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Catering bestellen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Kleding en schoenen controleren
EHBO-tas vullen
Dranken koelen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Beweegstations opbouwen
4 personen
Wandelroute markeren
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Gezamenlijke warming-up begeleiden
3 personen
Beweegcircuit begeleiden
6 personen
Water uitdelen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Wandelgroep begeleiden
4 personen
Alternatief binnenprogramma begeleiden
2 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Stoeldans en muziekmoment begeleiden
3 personen
Rek- en ontspanningsoefeningen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Vertrek begeleiden
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Afval sorteren
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Sportmateriaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Gymballenaantal 12
zachte ballenaantal 20
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 24
Stappentellersaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Zitzakkenaantal 12
Wandelstokkenaantal 12
Startnummersaantal 70
Oefenkaartenaantal 30
Antislipmattenaantal 10
Parachutedoek

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf vast en bevestig daarna de sportbegeleiders, muziekbegeleiding en vrijwilligers. Zo kun je activiteiten, zalen en rustmomenten nog aanpassen voordat de uitnodigingen definitief uitgaan.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en medische aandachtspunten. Zet deze gegevens uiterlijk 3 dagen voor de beweegdag op één deelnemerslijst die alleen de verantwoordelijke begeleiders ontvangen.
Plan per activiteit 10 tot 15 minuten voor opbouw en wisselen. Controleer route, zalen en materiaal vooraf; tel bijvoorbeeld yogamatten, pionnen, zachte ballen en weerstandsbanden voordat deelnemers binnenkomen.
Zet drinken niet pas bij de start klaar. Koel water en andere dranken enkele uren vooraf, maak waterglazen en thermoskannen beschikbaar en plaats rustpunten op de route, vooral bij buitenactiviteiten.
Maak een afsluitende controle met twee personen. Laat één persoon deelnemers, kleding en schoenen en EHBO-tas nalopen, terwijl de ander materialen, boodschappen, catering en achtergebleven spullen controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beweegdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en sportbegeleiders. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en medische aandachtspunten tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een beweegdag?: Reken als praktische start op 1 vrijwilliger per activiteit of zaal, plus 1 of 2 personen voor ontvangst en catering. Bij 4 gelijktijdige activiteiten heb je dus meestal minimaal 6 vrijwilligers nodig; pas dit aan op leeftijd, groepsgrootte en risico’s.
Wanneer moet ik het materiaal voor een beweegdag controleren?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een tweede controle op de dag zelf, minimaal 2 uur voor de start. Tel dan onder meer matten, ballen, hoepels, pionnen, startnummers en antislipmatten en leg alles per activiteit klaar.
Wat moet ik op de dag zelf nog regelen voor een beweegdag?: Controleer vóór de ontvangst de weersverwachting, route, zalen, deelnemerslijst, naamkaartjes en medische informatie. Zet materialen klaar, vul de EHBO-tas, koel dranken en controleer de boodschappen uiterlijk 60 minuten voor de eerste activiteit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.