Checklist para organizar un día de curso
Un día de curso combina formación, recepción, equipos, pausas y comida, así que los detalles logísticos deben quedar cerrados antes de recibir al primer participante. Esta checklist reúne el trabajo necesario para preparar el programa, controlar las inscripciones, distribuir la sala y dejar listo el material. También contempla lo que suele fallar a última hora: nombres, preferencias dietéticas, cables, bebidas frías y el punto de café. Sigue el orden del plan y asigna cada tarea a una persona concreta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Desarrollar el programa del curso
Registrar a los docentes y acompañantes
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Imprimir el material del curso
2 personas
Preparar hojas de trabajo y bolígrafos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el almuerzo
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Limpiar el espacio de trabajo y la entrada
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar el programa del curso
Coordinar las partes del curso
2 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Servir el almuerzo
3 personas
Reanudar los módulos del curso
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Repartir certificados o constancias de participación
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el equipo de presentación
2 personas
Limpiar la sala y los sanitarios
3 personas
Clasificar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de recepción
- Mesa de presentación
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
- Micrófono
Catering
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Compras
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y para pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 36
- Cartel de bienvenida
Oficina
- Portapapeles de registrocant. 2
- Portalápicescant. 6
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Carpetas del cursocant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Certificados de participacióncant. 36
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedor
- Fregona y cubo
Consejos
- Cierra el programa y la distribución de la sala con varios días de margen. Así puedes calcular cuántas mesas, sillas, puestos de trabajo y materiales necesitas antes de hacer la compra.
- Pide las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y actualiza la lista de participantes hasta el cierre. No prepares el almuerzo basándote en una lista antigua.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas el día anterior. Lleva también un altavoz y un micrófono si las explicaciones deben escucharse en toda la sala.
- Prepara las tarjetas con nombres, las hojas de trabajo, los bolígrafos y el material impreso antes de montar la recepción. Deja los portapapeles y el cartel de bienvenida visibles desde la entrada.
- Enfría las bebidas con antelación y monta el café y el té antes de abrir las puertas. Durante la pausa, revisa los termos y rellena las bebidas para que nadie tenga que buscar al organizador.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de curso?
- Empieza el programa, la ubicación y las inscripciones al menos 2 o 3 semanas antes. Deja cerrados los materiales, la comida y el equipo técnico como máximo el día anterior.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para un día de curso?
- Prepara una silla por participante, docente y acompañante confirmado, y añade 2 o 3 sillas de reserva. Calcula las mesas según la distribución del curso y reserva además una para recepción y otra para la presentación.
- ¿Cuándo debo imprimir el material del curso?
- Imprime las hojas de trabajo y el resto del material entre 1 y 2 días antes, cuando la lista de participantes ya esté actualizada. Prepara también algunos juegos extra para evitar quedarte corto por cambios de última hora.
- ¿Qué hay que comprobar antes de que lleguen los participantes?
- Entre 60 y 90 minutos antes, revisa la entrada, la recepción, las tarjetas con nombres, la asistencia, el proyector, el sonido y los cables. Comprueba también que el café, el té, las bebidas frías y el almuerzo estén colocados o listos para servir.
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