Checklist pour organiser une journée de formation

Une journée de formation réussie se prépare bien avant l’arrivée des participants. Commencez par fixer le programme, les intervenants et la salle, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, vérifiez le matériel de présentation, imprimez les supports et préparez l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui ralentissent souvent la matinée : badges, câbles, boissons fraîches et pauses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer le programme du cours
Valider les enseignants et les accompagnateurs
Définir le lieu et l’agencement de la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
Préparer les feuilles de travail et les stylos
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Nettoyer l’espace de travail et l’entrée
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme de la formation
Encadrer les modules de formation
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Reprendre les modules du cours
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Distribuer les certificats ou attestations de participation
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel de présentation
2 personnes
Nettoyer la salle et les sanitaires
3 personnes
Trier le matériel restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de présentation
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Courses

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 36
Panneau d’accueil

Bureau

Supports rigides d’inscriptionqté 2
Pots à stylosqté 6
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 12
Dossiers de formationqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Certificats de participationqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelle
Serpillière et seau

Conseils

Bloquez le programme et les intervenants au moins 3 semaines avant la formation. Vous aurez ensuite le temps d’envoyer les invitations, de relancer les inscrits et d’adapter le contenu au nombre réel de participants.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et clôturez les réponses 7 jours avant la journée. Transmettez ensuite un nombre définitif au responsable du déjeuner et prévoyez une solution clairement identifiée pour chaque régime.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Un test de 15 minutes dans la salle permet de repérer une prise trop éloignée ou un adaptateur manquant avant l’accueil.
Préparez les badges nominatifs, les feuilles de travail et les stylos par participant la veille. Gardez aussi quelques exemplaires vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute.
Installez le point café et thé avant l’arrivée du groupe, avec les machines, bouilloires, thermos, tasses et boissons déjà accessibles. Pour une pause de 15 minutes, placez le service près de la sortie afin d’éviter une file devant la salle de formation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de formation ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer les enseignants, réserver et aménager la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le déjeuner.
Quand faut-il envoyer les invitations à une journée de formation ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires, le lieu et une date limite d’inscription. Faites une relance 7 jours avant pour mettre à jour la liste des participants.
Que faut-il préparer la veille d’une formation ?: La veille, imprimez les supports, préparez les badges et les stylos, testez le vidéoprojecteur et installez les tables et les chaises si possible. Refroidissez aussi les boissons et vérifiez le déjeuner selon les besoins alimentaires reçus.
Combien de boissons prévoir par participant ?: Pour une journée complète, comptez environ 1,5 à 2 litres de boissons par personne, en incluant l’eau, le café et le thé. Prévoyez au moins une réserve de 10 % pour les pauses et les réassorts.

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