Cursusdag organiseren: checklist en planning

Een cursusdag loopt soepel als programma, deelnemers en zaalopstelling ruim voor de start kloppen. Begin met de inhoud en docenten, leg daarna locatie en deelnemersadministratie vast en regel pas vervolgens materiaal, catering en techniek. Op de dag zelf heb je aparte momenten nodig voor ontvangst, aanwezigheid, pauzes en het bijvullen van dranken. Gebruik deze checklist om niets te vergeten en werk de onderdelen in de juiste volgorde af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Cursusprogramma uitwerken
Docenten en begeleiders vastleggen
Locatie en zaalindeling vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Cursusmateriaal afdrukken
2 personen
Werkbladen en pennen klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Presentatieapparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Werkruimte en entree schoonmaken
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Cursusprogramma toelichten
Cursusonderdelen begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Lunch serveren
3 personen
Cursusonderdelen hervatten
2 personen
Vragenronde begeleiden
Certificaten of deelnamebewijzen uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Presentatieapparatuur opruimen
2 personen
Zaal en sanitaire ruimte schoonmaken
3 personen
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Presentatietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Drinkglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksma- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 36
Welkomstbord

Kantoor

Registratieklembordenaantal 2
Pennenbakjesaantal 6
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 12
Cursusmappenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Deelnamecertificatenaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer

Tips

Plan de zaal minimaal één dag vooraf in: bepaal waar tafels, stoelen, presentatietafel en ontvangstbalie komen te staan. Zo houd je bij binnenkomst tijd over voor controle in plaats van schuiven.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en microfoon vóór de deelnemers arriveren. Neem ook verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een ontbrekende aansluiting legt de start snel stil.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de cursusdag en verwerk dieetwensen direct in de lunchvoorbereiding. Leg naamkaartjes en registratieklemborden bij de entree klaar, zodat de aanwezigheid vlot kan worden geregistreerd.
Zet koffie, thee en water vóór de ontvangst klaar en koel dranken op tijd. Controleer tijdens elke pauze de thermoskannen, kopjes, glazen en voorraad in plaats van te wachten tot iemand iets meldt.
Maak na afloop een kort opruimmoment van 30 minuten vrij voor werkruimte, entree, servies en apparatuur. Controleer daarbij ook of cursusmateriaal, kabels en persoonlijke spullen zijn meegenomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cursusdag organiseren?: Leg docenten, locatie en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en houd de deelnemerslijst tot enkele dagen voor de cursusdag bij.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een cursuszaal klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, naamkaartjes, presentatietafel en catering. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor het testen van laptop, beamer en geluid.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een cursusdag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst uiterlijk 3 werkdagen voor de cursusdag. Geef de definitieve informatie door voordat je de lunch en boodschappen regelt.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een cursusdag?: Voorzie per deelnemer ongeveer 1,5 liter water en reken per koffiepauze op één warme drank per persoon. Zet bij een ochtend- en middagpauze extra koffie, thee en drinkglazen klaar voor begeleiders en docenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.