Checklist para organizar un día de curso sin olvidos

Organizar un día de curso requiere coordinar participantes, docente, aula, materiales y pausas sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del espacio y las inscripciones hasta el registro, el café de bienvenida y el primer bloque. Usa el orden del plan como guía: primero confirma lo que depende de terceros y después prepara documentos, equipos y mesas. Así llegas al día del curso con menos improvisaciones y una recepción lista para empezar a la hora prevista.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la ubicación del curso
Confirmar al docente
Elaborar el programa del curso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
Imprimir el material del curso
2 personas
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
Probar la presentación
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar el material del curso
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café de bienvenida
2 personas
Abrir la jornada del curso
Coordinar el primer bloque del curso
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar el segundo bloque del curso
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar el tercer bloque del curso
2 personas
Reponer el material del descanso
Recoger las tareas del curso
Repartir certificados
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Cerrar la jornada del curso

Seguimiento

Recoger el material restante
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Recoger la técnica de presentación
2 personas
Devolver los objetos prestados
Archivar el material de participantes
Registrar la asistencia
Guardar los justificantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 35
Mesa de recepción
Mesa del bufécant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Pizarra de hojas
Atril de papelógrafo

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cucharonescant. 6
Cucharillas de cafécant. 40

Catering

Compras

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 40
Fundas para tarjetas identificativascant. 40
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Bloc de notascant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 10
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Portalápicescant. 4
Carpetas del cursocant. 40
Certificadoscant. 40
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 3
Grapadorascant. 2
Grapascant. 2
Destructora de papel

Limpieza

Paños de limpiezacant. 10
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de gomacant. 4
Papeleracant. 4

Decoración

Señales direccionalescant. 6
Panel informativo

Consejos

Reserva la ubicación y confirma al docente antes de abrir las inscripciones. Deja cerrados el horario, la capacidad del aula y las necesidades de presentación para no tener que cambiar el programa después.
Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y pásalas al catering con varios días de margen. Comprueba la lista de participantes una última vez antes de imprimir identificaciones, hojas de trabajo y material del curso.
Prueba la presentación en el mismo portátil, proyector, pantalla y cable HDMI que usarás el día del curso. Hazlo al menos 24 horas antes y verifica también los alargadores, las regletas y el micrófono inalámbrico.
Monta la recepción y el aula antes de que llegue el primer participante. Calcula una mesa de recepción, una mesa de bufé y una silla por persona, dejando espacio libre para circular y para colocar el material.
Prepara café, té y aperitivos antes de abrir la jornada, no durante el registro. Como referencia, ten listas dos tazas por participante para la bienvenida y revisa que haya vasos, platos, cubiertos y cucharillas suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de curso?: Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, confirmar al docente y preparar el programa. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes, y deja la prueba técnica para un máximo de 24 horas antes del curso.
¿Qué hay que preparar el día antes de un curso?: Imprime el material, prepara las hojas de trabajo y las tarjetas de identificación, y comprueba la lista de participantes. También prueba la presentación completa con el proyector, la pantalla, el portátil, el HDMI, el micrófono y la alimentación eléctrica.
¿Cuánto café necesito para un día de curso?: Para la recepción, calcula aproximadamente 2 tazas por participante y ajusta la cantidad si habrá una pausa adicional. Prepara café y té en termos antes del registro y deja tazas, vasos, cucharillas y agua en el punto de servicio.
¿En qué orden se organiza un día de curso?: Primero se reserva el espacio, se confirma al docente y se elabora el programa; después se envían invitaciones, se gestionan inscripciones y se pide el catering. El día del curso se comprueba el aula, se montan mesas y sillas, se conecta el equipo, se registra a los participantes y se abre la jornada.

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