Cursusdag organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst
Een cursusdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een programma. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en het cursusmateriaal, en controleert op de dag zelf de techniek en opstelling. Plan de belangrijkste reserveringen enkele weken vooruit en werk in de laatste week met een gecontroleerde deelnemerslijst. Zo staan ontvangstbalie, koffie, werkbladen en presentatie klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Cursuslocatie reserveren
Docent bevestigen
Cursusprogramma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Cursusmateriaal afdrukken
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
Presentatie testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Cursusmateriaal klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Cursusdag openen
Eerste cursusblok begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede cursusblok begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Derde cursusblok begeleiden
2 personen
Pauzemateriaal aanvullen
Cursusopdrachten verzamelen
Certificaten uitdelen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Cursusdag afsluiten
Nazorg
Restmateriaal verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Presentatietechniek opruimen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal archiveren
Aanwezigheid registreren
Bewijsstukken opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 35
- Ontvangsttafel
- Buffettafelaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 40
- Glazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
- Flip-over
- Flip-overstandaard
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Koffielepelsaantal 40
Catering
- Boodschappen
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 40
- Houders voor naamkaartjesaantal 40
- Balpennenaantal 40
- Potlodenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 10
- Whiteboardstiftenaantal 8
- Pennenbakjesaantal 4
- Cursusmappenaantal 40
- Certificatenaantal 40
- Plakbandaantal 3
- Schaaraantal 3
- Nietmachinesaantal 2
- Nietjesaantal 2
- Papierversnipperaar
Schoonmaak
- Schoonmaakdoekenaantal 10
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Decoratie
- Richtingsbordenaantal 6
- Informatiebord
Tips
- Reserveer de cursuslocatie en bevestig de docent bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Controleer meteen of tafels, stoelen, een ontvangsttafel en een aparte buffettafel beschikbaar zijn.
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de cursusdag af. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om naamkaartjes, werkbladen, cursusmateriaal, catering en dieetwensen op aantallen af te stemmen.
- Test de presentatie en alle aansluitingen uiterlijk de dag ervoor met de laptop, beamer, HDMI-kabel, projectiescherm en eventuele microfoon. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; die worden bij cursuslocaties vaak vergeten.
- Zet de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Richt eerst tafels en stoelen in, sluit de presentatietechniek aan en leg daarna cursusmateriaal, werkbladen, balpennen en naamkaartjes per deelnemer klaar.
- Plan de ontvangst met minstens 30 minuten speling vóór de start. Zet koffie, thee, water en hapjes klaar voordat je deelnemers registreert, zodat de opening niet wordt onderbroken door catering of ontbrekende materialen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een cursusdag organiseren en de locatie reserveren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, docent en het programma. Verstuur uitnodigingen zodra datum, plaats en programma vaststaan, zodat je minimaal 2 weken hebt voor aanmeldingen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een cursusruimte klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, techniek en cursusmateriaal. Plan 30 minuten extra als je voor het eerst op deze locatie werkt of meerdere presentatiemiddelen gebruikt.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen controleren?
- Controleer de lijst 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van de cursusdag. Bestel catering op basis van het definitieve aantal en noteer dieetwensen apart bij de uitgifte van hapjes en lunch.
- Wat moet ik meenemen voor de techniek van een cursusdag?
- Neem een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen mee. Test alles uiterlijk 1 dag vooraf en houd minstens 1 reserveaansluiting beschikbaar voor een onverwacht technisch probleem.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!