Checklist pour organiser une journée de formation

Une journée de formation réussie repose sur une préparation répartie dans le temps. Commencez par réserver le lieu, confirmer l’intervenant et fixer le programme, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine, vérifiez les participants, imprimez les supports et testez la présentation. Le jour J, prévoyez une heure pour installer la salle, le matériel et l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du cours
Confirmer l'intervenant
Établir le programme de la formation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Tester la présentation
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de formation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Ouvrir la journée de formation
Animer le premier bloc de cours
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième bloc de cours
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de pause
Rassembler les devoirs du cours
Remettre les certificats
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Clore la journée de formation

Suivi

Rassembler le matériel restant
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Ranger le matériel de présentation
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Archiver le matériel des participants
Enregistrer la présence
Archiver les justificatifs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboard
Chevalet de conférence

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6
Cuillères à caféqté 40

Catering

Courses

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Supports pour porte-nomsqté 40
Stylos à billeqté 40
Crayonsqté 40
Blocs-notesqté 40
Marqueursqté 10
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Pots à stylosqté 4
Dossiers de formationqté 40
Certificatsqté 40
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Agrafeusesqté 2
Agrafesqté 2
Destructeur de documents

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 10
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 4
Poubellesqté 4

Décoration

Panneaux directionnelsqté 6
Panneau d’information

Conseils

Bloquez le programme au moins 2 semaines avant la formation afin d’envoyer des invitations précises et de laisser le temps de traiter les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis revérifiez la liste des participants 3 à 5 jours avant de commander le catering.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le micro au plus tard la veille ; prévoyez aussi une rallonge et une multiprise de secours.
Préparez les badges nominatifs, les feuilles de travail et les stylos la veille, regroupés sur la table d’accueil pour accélérer l’enregistrement.
Arrivez environ 60 minutes avant le début : installez les tables et les chaises, branchez la présentation, préparez le café et le thé, puis gardez 10 minutes pour un dernier contrôle de la salle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de formation ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant la formation pour pouvoir confirmer les participants et le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée de formation ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Comptez davantage si vous devez installer le vidéoprojecteur, le micro, le paperboard, les tables, les chaises et le buffet.
Quand commander le catering pour une formation ?: Passez la commande 3 à 5 jours avant, une fois les besoins alimentaires recueillis. Gardez la liste finale des participants à portée de main le jour J pour vérifier les quantités et les régimes particuliers.
Que faut-il tester la veille d’une journée de formation ?: Testez la présentation complète, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le micro. Faites aussi un essai du paperboard et vérifiez que les supports imprimés, badges et stylos sont prêts.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.