Checklist para organizar el desfile de Sinterklaas

Un desfile de Sinterklaas requiere más que contratar a Sinterklaas y preparar los paquetes para los niños. Primero se fijan la fecha y la ruta, después se tramitan los permisos y se coordinan el tráfico, los servicios de emergencia y el lugar de llegada. En las últimas semanas se cierran las inscripciones, el programa, el sonido, los voluntarios y la comida. Esta checklist reúne las 69 tareas y 50 materiales del plan para que sepas qué hacer y cuándo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
3 personas
Solicitar permiso
2 personas
Presentar el plan de tráfico
2 personas
Coordinar la ruta con los servicios de emergencia
3 personas
Reservar el lugar de llegada
Reservar equipo de música y sonido
Contratar a Sinterklaas y Pieten
Asignar personal de primeros auxilios
2 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Preparar paquetes para niños
4 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Comprobar definitivamente las inscripciones
2 personas
Pedir aperitivos aptos para dietas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Tener listo un plan alternativo por lluvia
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los paquetes
3 personas
Inspeccionar la ruta
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Cargar baterías y walkie-talkies
2 personas
Cerrar el recinto
6 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de regalos
3 personas
Preparar aperitivos y bebidas
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recibir a Sinterklaas
3 personas
Recibir a los Pieten
3 personas

Evento

Dar la bienvenida al público
6 personas
Acompañar la entrada
10 personas
Mantener libre la ruta
8 personas
Proporcionar la música
2 personas
Acompañar el programa de Sinterklaas
3 personas
Repartir los paquetes
6 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar a los niños
6 personas
Registrar objetos perdidos
Prestar primeros auxilios
2 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar el excedente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de maquillajecant. 2
Mesas de bebidascant. 4
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Altavoz con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Jarras térmicascant. 4
Teterascant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Banderín de Sinterklaascant. 2
Libros para colorearcant. 100
Libros de Sinterklaascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Seguridad

Vallas de tráficocant. 30
Señales de rutacant. 16
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobillacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y la ruta, solicita el permiso y presenta el plan de tráfico antes de anunciar el recorrido.
Reserva con al menos 6 semanas de antelación a Sinterklaas y los Pieten, el lugar de llegada, el equipo de sonido y el personal necesario para primeros auxilios y control del tráfico.
Celebra una sesión informativa para los voluntarios entre 7 y 10 días antes. Entrega el plan de trabajo impreso y asigna por escrito los puestos, los walkie-talkies y los puntos de control.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes. Así puedes pedir los aperitivos adecuados, clasificar los paquetes infantiles y preparar las cantidades reales.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y deja listo un plan alternativo por lluvia. Revisa también las carpas, las mesas, el sonido con batería, los micrófonos, las baterías externas y la iluminación antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de Sinterklaas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes del desfile. Ese margen permite tramitar permisos, coordinar la ruta con emergencias, contratar a Sinterklaas y los Pieten, reclutar voluntarios y reservar el lugar de llegada.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso para un desfile de Sinterklaas?: Solicítalo al principio de la planificación, idealmente 10 o 12 semanas antes. La solicitud debe incluir la ruta y el plan de tráfico; después tendrás que coordinar el recorrido con los servicios de emergencia.
¿Cuándo se preparan los paquetes para los niños?: Comprueba definitivamente las inscripciones unos 5 días antes y prepara los paquetes durante los días previos. Clasificarlos por grupo o punto de entrega evita perder tiempo cuando termina el desfile.
¿Qué hacer si llueve el día del desfile?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y activa el plan alternativo si es necesario. Decide con antelación qué actividades pasan al lugar de llegada y verifica que las carpas, el sonido y la iluminación sean adecuados para esas condiciones.

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