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Sinterklaumsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaumsumzug braucht mehr Vorbereitung als nur Nikolaus, Musik und Kinderpakete. Route, Genehmigungen, Verkehrsregelung und Rettungskräfte müssen früh abgestimmt werden, während Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helferbesetzung später verbindlich werden. Plane außerdem Ankunftsort, Tonanlage, Funkgeräte und einen Wetterplan, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation und umfasst 69 Aufgaben sowie 50 benötigte Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    3 Personen

  • Genehmigung beantragen

    2 Personen

  • Verkehrsplan einreichen

    2 Personen

  • Route mit den Rettungskräften abstimmen

    3 Personen

  • Ankunftsort reservieren

  • Musik und Tonanlage reservieren

  • Sinterklaas und Pieten buchen

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

    2 Personen

  • Verkehrsregelungskräfte einplanen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Wegweiser entwerfen

  • Freiwilligenbriefing erstellen

    2 Personen

  • Pakete für Kinder zusammenstellen

    4 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Anmeldungen endgültig prüfen

    2 Personen

  • Diätfreundliche Snacks bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan bereithalten

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Pakete sortieren

    3 Personen

  • Route inspizieren

    3 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Batterien und Funkgeräte laden

    2 Personen

  • Gelände absperren

    6 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Soundsystem anschließen

    2 Personen

  • Geschenketisch einrichten

    3 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Sinterklaas empfangen

    3 Personen

  • Pieten empfangen

    3 Personen

Event

  • Publikum begrüßen

    6 Personen

  • Umzug begleiten

    10 Personen

  • Route freihalten

    8 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Sinterklaas-Programm begleiten

    3 Personen

  • Pakete verteilen

    6 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kinder begleiten

    6 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration besorgen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Soundsystem ausschalten

    2 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    6 Personen

  • Abfall beseitigen

    5 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Restbestände lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • GetränketischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • AkkulautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermokannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 10
  • PowerbanksAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Sankt-Nikolaus-BannerAnz. 2
  • MalvorlagenAnz. 100
  • Sinterklaas-BücherAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Sicherheit

  • VerkehrsbarrierenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 16
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3

Reinigung

  • HandfegerAnz. 4
  • Kehrschaufel und BesenAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Datum zuerst fest und reiche Genehmigung sowie Verkehrsplan frühzeitig ein. Die Abstimmung mit Rettungskräften sollte abgeschlossen sein, bevor Einladungen verschickt werden.
  • Plane für die Zugleitung eigene Funkgeräte und ausreichend Powerbanks ein. Prüfe die Akkulautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel spätestens beim Aufbau, nicht erst beim Start des Umzugs.
  • Schließe die Anmeldungen einige Tage vor der Veranstaltung endgültig ab. Dann kannst du Kinderpakete, diätfreundliche Snacks und die Sitz- oder Aufenthaltsbereiche passend zur tatsächlichen Zahl vorbereiten.
  • Gib Freiwilligen vorab einen kurzen schriftlichen Ablauf mit Treffpunkt, Schicht und Aufgabe. Verkehrsregelungskräfte, Ersthelfer und Helfer für Pakete oder Empfang brauchen unterschiedliche Zuständigkeiten.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und halte den Alternativplan bereit. Partyzelte, LED-Lichterketten, Thermokannen und zusätzliche Sitzgelegenheiten sollten dann bereits organisiert sein, falls der Aufenthalt am Ankunftsort länger dauert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigung, Verkehrsplan und der Abstimmung mit Rettungskräften. Je nach Strecke und örtlichen Vorgaben kann mehr Vorlauf nötig sein.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Zugleitung, Verkehr, Erste Hilfe, Empfang, Technik und Kinderpakete. Bei vielen Teilnehmenden sollte zusätzlich etwa ein Helfer pro 20 bis 30 Kinder eingeplant werden.
Wann sollte man Nikolaus und Pieten buchen?
Buche Sinterklaas und Pieten idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Spätestens sobald Datum, Route und ungefähre Teilnehmerzahl feststehen, sollten die Rollen verbindlich zugesagt sein.
Wann muss man die Kinderpakete für den Umzug vorbereiten?
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher endgültig. Sortiere die Pakete anschließend nach Gruppen oder Ausgabepunkten und kontrolliere die Stückzahl am Vortag erneut.

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