Organiser un défilé de Sinterklaas : la checklist complète

Un défilé de Sinterklaas demande surtout une bonne coordination entre le parcours, la sécurité et l’accueil à l’arrivée. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis obtiens les autorisations et valide le plan de circulation avec les services d’urgence. Prévois ensuite les personnages, la sonorisation, les bénévoles et les colis pour les enfants. Les dernières vérifications concernent les inscriptions, la météo, le matériel et le briefing de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Demander une autorisation
2 personnes
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
Coordonner le parcours avec les services d’urgence
3 personnes
Réserver le lieu d'arrivée
Réserver la musique et le système de sonorisation
Réserver Sinterklaas et les Pieten
Assurer la présence des secours
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Préparer des colis pour les enfants
4 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Vérifier définitivement les inscriptions
2 personnes
Commander des amuse-bouches adaptés aux régimes alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les colis
3 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Charger les batteries et les talkies-walkies
2 personnes
Balisage du site
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
Accueillir les Pieten
3 personnes

Événement

Accueillir le public
6 personnes
Encadrer la procession
10 personnes
Dégager le parcours
8 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
Distribuer les cadeaux
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les enfants
6 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Fournir les premiers secours
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Retirer la décoration
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Ramasser les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets perdus
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de maquillageqté 2
Tables pour boissonsqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Bannière de Sinterklaasqté 2
Coloriagesqté 100
Livres de Sinterklaasqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Sécurité

Barrières de circulationqté 30
Panneaux de directionqté 16
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant le défilé : l’autorisation, le plan de circulation et la coordination avec les secours doivent être validés avant d’envoyer les invitations.
Prévois au moins un bénévole par point sensible du parcours et donne à l’équipe des talkies-walkies ou des téléphones chargés. Le briefing doit préciser qui guide le cortège, qui surveille les enfants et qui contacte les secours.
Pour l’arrivée, sépare clairement les zones consacrées à l’accueil, aux boissons, au maquillage et à la remise des colis. Installe les tables, les chaises et les panneaux d’orientation avant l’arrivée du public.
Vérifie les besoins alimentaires lors des inscriptions et commande les amuse-bouches adaptés en conséquence. Garde les colis triés par groupe ou par ordre de remise afin d’éviter une file bloquée au moment le plus animé.
Consulte les prévisions météo quelques jours avant, puis prépare réellement le plan de secours : tentes, éclairage, alimentation électrique et solution de repli doivent être disponibles avant le jour du défilé.

Questions fréquentes

Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Dépose la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Le plan de circulation et la coordination avec les services d’urgence doivent être réglés avant la communication publique.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Sinterklaas ?: Prévois au minimum un bénévole pour chaque point de circulation, chaque zone d’accueil et la remise des colis, puis ajoute une petite réserve pour les absences. Pour un parcours avec plusieurs intersections, répartis les rôles dans un briefing écrit la veille.
Quand envoyer les invitations au défilé de Sinterklaas ?: Envoie-les après la validation de l’itinéraire, des horaires et du lieu d’arrivée, généralement quelques semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription afin de pouvoir confirmer les besoins alimentaires et le nombre de colis.
Que prévoir en cas de pluie pour un défilé de Sinterklaas ?: Décide au moins quelques jours avant si le parcours est maintenu, modifié ou déplacé. Prépare des tentes, une solution d’éclairage et de sonorisation adaptée, puis communique la décision aux familles et aux bénévoles avant le jour du défilé.

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