Checklist Sinterklaasintocht organiseren
Een Sinterklaasintocht vraagt om meer dan een route en een aankomstplek. Je moet tegelijk vergunningen, verkeer, hulpdiensten, artiesten, geluid, vrijwilligers en kinderpakjes regelen. Begin met datum, route en aankomstlocatie en werk daarna toe naar een gecontroleerd draaiboek. Let vooral op zaken die vaak te laat gebeuren: de vergunning, verkeersregelaars, dieetwensen, een alternatief bij slecht weer en een laatste controle van aanmeldingen en pakjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
3 personen
Vergunning aanvragen
2 personen
Verkeersplan indienen
2 personen
Route met hulpdiensten afstemmen
3 personen
Aankomstlocatie reserveren
Muziek en geluidsset reserveren
Sinterklaas en Pieten boeken
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
2 personen
Routeborden ontwerpen
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
Pakjes voor kinderen samenstellen
4 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Aanmeldingen definitief controleren
2 personen
Dieetvriendelijke hapjes bestellen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Pakjes sorteren
3 personen
Route inspecteren
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Batterijen en portofoons laden
2 personen
Terrein afzetten
6 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Sinterklaas ontvangen
3 personen
Pieten ontvangen
3 personen
Event
Publiek verwelkomen
6 personen
Intocht begeleiden
10 personen
Route vrijhouden
8 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Pakjes uitdelen
6 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kinderen begeleiden
6 personen
Verloren voorwerpen registreren
Eerste hulp verlenen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
Versiering afnemen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Afval opruimen
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Kleedtafelsaantal 2
- Dranktafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Schotelsaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Accuspeakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudkannenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Portofoonsaantal 10
- Powerbanksaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Sinterklaasbanieraantal 2
- Kleurplatenaantal 100
- Sinterklaasboekenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Veiligheid
- Verkeershekkenaantal 30
- Routebordenaantal 16
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
Schoonmaak
- Handvegersaantal 4
- Blik en vegersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afvalbakkenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Start met de datum, route en aankomstlocatie voordat je andere partijen vastlegt. Dien daarna de vergunning en het verkeersplan in en stem de route af met de hulpdiensten; wijzigingen in de route kunnen anders meerdere afspraken opnieuw nodig maken.
- Reserveer muziek, geluidsset, Sinterklaas en Pieten ruim vóór de intocht. Test de accuspeaker, draadloze microfoons, microfoonstatieven en portofoons vooraf op de volledige route en leg verlenghaspels, stekkerdozen en powerbanks klaar.
- Maak vrijwilligers niet alleen bekend met hun taak, maar ook met hun positie en communicatiewijze. Plan verkeersregelaars, EHBO en ontvangst apart in en gebruik portofoons voor routeposten en de aankomstlocatie.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer de lijst kort voor de intocht opnieuw. Bestel dieetvriendelijke hapjes pas nadat het definitieve aantal bekend is, zodat je niet op de ochtend zelf nog moet improviseren.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en zet het alternatieve weerplan klaar. Denk daarbij niet alleen aan partytenten, maar ook aan droge opslag van pakjes, stroom voor de geluidsset en voldoende warme drank in warmhoudkannen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, aankomstlocatie en vergunning. Reserveer daarna Sinterklaas en Pieten, geluid, EHBO en verkeersregelaars voordat hun agenda’s vol raken.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?
- Dien de vergunning in zodra datum en route vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt en voeg het verkeersplan en de afstemming met hulpdiensten toe.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?
- Dat hangt af van route, publieksomvang en het aantal kruisingen. Reken per verkeerspunt op de bezetting die de gemeente voorschrijft en plan daarnaast aparte mensen voor ontvangst, pakjes, techniek, EHBO-ondersteuning en opruimen.
- Wanneer maak ik de pakjes voor de kinderen klaar?
- Stel de pakjes enkele dagen vooraf samen en sorteer ze uiterlijk de dag vóór de intocht per groep, locatie of uitdeelmoment. Controleer op de ochtend zelf de definitieve aanmeldingen en houd een kleine reserve apart.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!