Checklist para organizar un Concierto Taptoe sin olvidar nada

Un Concierto Taptoe combina actuaciones musicales, público, montaje técnico y coordinación de voluntarios. Esta checklist reúne las 77 tareas y 63 materiales del plan, desde fijar la fecha y confirmar las bandas hasta enfriar las bebidas y preparar los aperitivos. Empieza por el recinto, los permisos y los acuerdos; después cierra sonido, iluminación, catering y aparcamiento. En los últimos días, comprueba el inventario y asigna responsables concretos para cada parte del montaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar las bandas
2 personas
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro y los acuerdos
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar las actuaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar instalaciones sanitarias
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar la información de los artistas
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el programa
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar los atriles
2 personas
Montar el espacio para instrumentos
2 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente de forma segura
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Revisar el programa con las bandas
3 personas

Evento

Atender la entrada
3 personas
Repartir programas
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Vigilar el nivel de sonido
2 personas
Atender el punto de catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Ajustar la iluminación
Coordinar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger el escenario y los atriles
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 320
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 80
Atril del directorcant. 2
Lámparas para atriles de músicacant. 20
Escaleras del escenariocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 12
Bateríascant. 48

Vajilla

Vasoscant. 350
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 350
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Etiquetas para neveras portátiles

Decoración

Guirnaldascant. 12
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 16
Carteles del programacant. 4
Señales de orientacióncant. 10
Pizarrascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Chalecoscant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las bandas antes de enviar invitaciones o promocionar las actuaciones. Así puedes publicar horarios reales y evitar cambios de última hora.
Revisa el terreno y los puntos de electricidad con antelación. El sonido, los focos LED, los altavoces y la iluminación ambiental necesitan una distribución segura y cables protegidos con canaletas.
No dejes el catering ni las instalaciones sanitarias para la última semana. Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma cantidades, horarios de entrega y ubicación.
Asigna voluntarios por zonas y turnos, no solo por tarea. Prepara también la información de artistas, aparcamiento, tarjetas de nombre y el programa impreso antes del día del concierto.
Haz un inventario final de cables, regletas, micrófonos, soportes, atriles, baterías y linternas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos cuando el montaje principal esté terminado, para no bloquear el trabajo técnico.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un Concierto Taptoe?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. En las primeras semanas debes fijar la fecha y el programa, confirmar las bandas, revisar el recinto, comprobar permisos, seguro y acuerdos, y reservar catering e instalaciones sanitarias.
¿Qué hay que comprobar del sonido antes del Concierto Taptoe?: Entre 7 y 14 días antes, revisa el plan de sonido, los puntos de electricidad y la lista de mesa de mezclas, altavoces activos, subwoofers, micrófonos, cajas DI y cables. Haz una prueba completa durante el montaje, no solo una comprobación rápida de cada equipo.
¿Cuándo se deben asignar los voluntarios?: Asigna los voluntarios entre 2 y 3 semanas antes y envíales sus horarios, funciones y punto de encuentro. Deja una persona responsable de coordinar el montaje, el público, los artistas y el desmontaje.
¿Qué se prepara el día anterior al Concierto Taptoe?: El día anterior puedes imprimir el programa, preparar las tarjetas de nombre, comprobar el inventario, enfriar las bebidas y organizar los aperitivos. Reserva el día del evento para el montaje, la prueba de sonido e iluminación y la recepción de las bandas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.