Taptoeconcert organiseren: checklist en planning
Een taptoeconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen korpsen en een podium regelen. Je moet tegelijk het terrein, vergunningen, geluid, licht, publiek, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en bevestigde muziekkorpsen; werk daarna toe naar een praktische plattegrond en een duidelijke dagindeling. Deze checklist helpt je controleren wat vaak te laat wordt geregeld, zoals stroompunten, sanitaire voorzieningen, parkeerinformatie en artiesteninformatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Muziekkorpsen bevestigen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering en afspraken controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Optredens promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidsplan opstellen
2 personen
Lichtplan opstellen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Parkeerinformatie versturen
Programma laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Podium plaatsen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
3 personen
Stroom veilig aansluiten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Programma met korpsen doornemen
3 personen
Event
Entree bemannen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Geluidsniveau bewaken
2 personen
Cateringpunt bemannen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verlichting bijstellen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afvalcontainers legen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium en lessenaars opruimen
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 320
- Krukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Mengpaneel
- Actieve speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Muzieklessenaarsaantal 80
- Dirigentenlessenaaraantal 2
- Muzieklessenaarlampenaantal 20
- Podiumtrappenaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Batterijenaantal 48
Servies
- Glazenaantal 350
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 350
- Vorkenaantal 350
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 150
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 20
- Koelboxlabels
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 16
- Programmabordenaantal 4
- Wegwijzerbordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuiger
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Hesjesaantal 12
- Afzetlintaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de aankomsttijden van alle muziekkorpsen vroeg vast. Verstuur artiesteninformatie en parkeerinformatie uiterlijk 2 weken voor het concert, zodat opbouw, parkeren en soundcheck niet door elkaar lopen.
- Controleer het terrein niet alleen op ruimte voor podiumdelen en stoelen, maar ook op kabelroutes, podiumtrappen, afzetpalen en kabelgoten. Markeer op de plattegrond waar stroompunten, publiek, catering en sanitaire voorzieningen komen.
- Maak voor geluid en licht een apart plan voordat je apparatuur huurt of klaarzet. Controleer of het mengpaneel, actieve speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, XLR-kabels, verlengkabels en stekkerdozen samen voldoende zijn voor het programma.
- Plan vrijwilligers in blokken van minimaal 2 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Laat iemand de korpsen ontvangen, iemand het publiek en de stoelen begeleiden en iemand toezicht houden op materialen, kabels en backstage.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de cateringbestelling door. Koel dranken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd en zet voor koffie zowel glazen als koffiekopjes klaar op een vaste uitgifteplek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een taptoeconcert organiseren?
- Start bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, muziekkorpsen en locatie. Controleer vergunningen en verzekering daarna direct, omdat wijzigingen in terrein, bezoekersaantal of geluidsplan extra tijd kunnen kosten.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een taptoeconcert regelen?
- Controleer minimaal 12 weken voor het concert welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Dien een aanvraag eerder in zodra je een podium, versterkt geluid, tijdelijke tenten of verkeers- en parkeermaatregelen nodig hebt.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een taptoeconcert?
- Reken naast techniek en catering op minimaal 1 vrijwilliger per 50 bezoekers voor ontvangst, publieksbegeleiding en praktische hulp. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en 2 mensen voor afbouw, zodat materialen en kabels niet blijven liggen.
- Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten aan de catering doorgeven?
- Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het taptoeconcert door. Controleer 2 dagen vooraf nog één keer de boodschappenlijst en zet dranken en hapjes volgens de dagplanning klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!