Checklist pour organiser un concert de fanfare

Un concert de fanfare se prépare comme un spectacle et comme un événement en plein air. Il faut verrouiller la date et le programme, confirmer les fanfares, puis vérifier le lieu, les autorisations, l’assurance et les besoins techniques. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les sanitaires, le stationnement des artistes et l’accueil des bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux boissons fraîches et aux encas du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Installer les fanfares
2 personnes
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance et les accords
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir les spectacles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Envoyer les infos de parking
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer la scène
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Aménager la salle des instruments
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder l’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Passer le programme en revue avec les corps
3 personnes

Événement

Tenir l'entrée
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
Tenir le point restauration
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Ajuster l’éclairage
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger la scène et les pupitres
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 320
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 80
Pupitre de chef d’orchestreqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 20
Escaliers de scèneqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 12
Pilesqté 48

Vaisselle

Verresqté 350
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Étiquettes pour glacière

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 16
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Giletsqté 12
Ruban de balisageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert : capacité du terrain, accès des véhicules, assurance, sanitaires et points d’alimentation doivent être confirmés avant d’annoncer le programme.
Demandez aux fanfares leurs besoins techniques et alimentaires 4 à 6 semaines à l’avance. Précisez les horaires d’arrivée, le stationnement, les pupitres, les éclairages de pupitre et l’espace nécessaire pour l’installation.
Préparez le plan sonore et le plan d’éclairage avant le montage. Comptez les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, multiprises et rallonges, puis prévoyez des goulottes pour sécuriser les passages du public.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil des artistes, parking, buvette, orientation du public, scène et rangement. Envoyez les consignes et les informations de stationnement au plus tard 7 jours avant.
Ne gardez pas les achats pour le dernier jour. Refroidissez les boissons la veille, préparez les verres et les tasses, et prévoyez les encas avant l’arrivée des musiciens afin que l’équipe ne doive pas quitter son poste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les fanfares, les autorisations, l’assurance, le catering, les sanitaires et la technique sans devoir tout régler dans les 10 derniers jours.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des fanfares ?: Demandez-les 4 à 6 semaines avant le concert, avec une date limite de réponse. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 2 semaines avant afin de transmettre un nombre fiable au catering.
Quand préparer le plan sonore et l’éclairage ?: Établissez les deux plans au moins 3 semaines avant le jour J, puis faites une vérification sur place 7 jours avant. Contrôlez notamment les prises disponibles, les longueurs de câbles et l’emplacement des projecteurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de fanfare ?: Pour un concert de taille moyenne, prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles par rotation de 2 heures. Réservez des personnes distinctes pour l’accueil, le parking, la scène, la buvette et le rangement, plutôt que de cumuler tous les rôles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.