Zapfenstreich-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige das Musikcorps schriftlich. Spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert sollten Auftrittszeiten, Aufbau, Anfahrt und besondere Anforderungen geklärt sein.
• Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Absprachen mit dem Veranstaltungsort mindestens sechs Wochen vorher. Bei einem Konzert im Außenbereich gehören außerdem Gelände, Zufahrten, Absperrungen und Sanitäre Anlagen in diese Prüfung.
• Plane die Technik nicht nur nach der Bühne: Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone, DI-Boxen, XLR-Kabel und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Erstelle spätestens zwei Wochen vorher einen Lage-, Beschallungs- und Lichtplan.
• Schicke Künstlerinformationen, Parkhinweise und Einladungen mit festen Uhrzeiten statt allgemeiner Treffpunkte. Namensschilder, gedrucktes Programm und Notenpulte sollten mindestens einen Tag vor dem Konzert vollständig bereitliegen.
• Kühle die Getränke erst nach der Inventur und bereite Snacks so vor, dass Helfer sie ohne Rückfragen ausgeben können. Teile Freiwillige spätestens eine Woche vorher für Einlass, Technik, Catering, Parkplatz und Abbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Zapfenstreich-Konzert planen?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm, Veranstaltungsort und Musikcorps. Genehmigungen, Versicherung und Catering sollten spätestens sechs Wochen vor dem Konzert geprüft oder reserviert sein.

Welche Technik braucht ein Zapfenstreich-Konzert?

Für die Grundplanung gehören Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, XLR- und Jackkabel sowie Verlängerungskabel dazu. Lege den vollständigen Signal- und Stromplan mindestens zwei Wochen vor dem Termin fest.

Wann sollten Einladungen und Parkinformationen verschickt werden?

Verschicke Einladungen, Parkinformationen und Hinweise für Mitwirkende etwa drei bis vier Wochen vor dem Konzert. Eine letzte Bestätigung mit Ankunftszeit, Zufahrt und Treffpunkt sollte sieben Tage vorher folgen.

Wie viele Helfer braucht man für ein Zapfenstreich-Konzert?

Plane mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für Technik, zwei für Catering und Getränke sowie eine Person für Parkplatz und Besucherführung ein. Bei mehreren Einlasspunkten oder mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Helfer.

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