Checklist para organizar un concierto en el puerto

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Gestiona los permisos, las notificaciones y la reserva del recinto y del muelle antes de confirmar públicamente el programa. Reserva también la técnica y la seguridad con varias semanas de margen, porque son servicios difíciles de sustituir a última hora.
• Pide a los asistentes sus preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y encarga el catering y las bebidas con tiempo. Enfría las bebidas el mismo día y comprueba las compras antes de que llegue el público.
• Consulta el pronóstico al menos 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del concierto. Las carpas, las estufas de terraza y las barreras deben estar previstas antes del montaje, especialmente si se esperan viento o temperaturas bajas.
• Inspecciona el muelle y el suelo del escenario antes de colocar el equipo. Comprueba que los cables queden cubiertos con alfombrillas, que haya iluminación de emergencia y que las salidas permanezcan despejadas.
• Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos antes de abrir el recinto. Asigna al personal de primeros auxilios y prueba el sistema de sonido, los micrófonos y los monitores antes de que empiece la actuación, no durante la prueba de público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el puerto?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para tramitar permisos, reservar el muelle, confirmar artistas, técnica y seguridad. Deja la compra, el catering y la impresión de documentos para la última semana.

¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un concierto en el puerto?

Consulta el pronóstico 48 horas antes y otra vez entre 4 y 6 horas antes de abrir el recinto. Así puedes ajustar carpas, estufas, barreras y el plan de montaje antes de que llegue el público.

¿Qué hay que revisar antes de montar el escenario?

Comprueba el suelo, el acceso de las entregas, la estabilidad de las piezas del escenario y la ubicación de las barreras. Haz esta inspección al menos 3 horas antes de la prueba de sonido y deja libres las rutas de evacuación.

¿Cuánta bebida hay que preparar para un concierto?

Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el servicio de comida. Añade agua y deja las bebidas refrigerándose varias horas antes de la apertura.

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