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Hafenkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Hafenkonzert verbindet Bühne, Publikum, Gastronomie und Technik an einem Ort, an dem Wetter und Sicherheit besonders schnell zum Problem werden. Kläre zuerst Genehmigungen, Steg, Künstler, Technik und Sicherheitsdienst, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, Getränke, Catering und ein belastbarer Wetterplan. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Zuständigkeiten für Aufbau, Einlass, Erste Hilfe und den Ablauf auf der Bühne.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Location und Steg reservieren

  • Künstler festlegen

  • Technik reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Lieferungen bestätigen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Kasse und Armbänder bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Beleuchtung bedienen

  • Aufsicht am Wasserufer

    2 Personen

  • Erste Hilfe koordinieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    3 Personen

  • Catering abdecken

    3 Personen

  • Barvorrat aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • TerrassenheizerAnz. 3
  • UmkleidewandschirmAnz. 2

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • PA-LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorboxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 15
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 12
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochsetsAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 14
  • Bühnenhintergrund
  • InfotafelnAnz. 6
  • ProgrammschilderAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungssetsAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 16
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig und reserviere Location und Steg erst, wenn Zuständigkeiten, Zugänge und Nutzungszeiten geklärt sind. Plane für Nachfragen der Behörden mindestens 4 bis 6 Wochen Puffer ein.
  • Lege Künstler, Programm und Technik gemeinsam fest. Für Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und PA-Anlage sollte spätestens 7 Tage vorher ein technischer Ablaufplan vorliegen.
  • Plane Sitzplätze, Stehtische und Schutz vor wechselndem Wetter zusammen. Partyzelte, Klappstühle und Terrassenheizer müssen vor dem Aufbau geprüft werden; bei Wind braucht es außerdem einen klaren Abbruchplan.
  • Bestelle Catering und Getränke nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen. Stelle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn kalt und prüfe jede Lieferung direkt nach dem Eintreffen.
  • Drucke Drehbuch und Kontaktliste spätestens am Vortag aus. Vor Publikumseinlass müssen Absperrungen, Bühnenboden, Beschallung, Beleuchtung, Notbeleuchtung und Kabelmatten kontrolliert sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Hafenkonzert anmelden?
Beginne mit Genehmigungen und Meldungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Je nach Hafen, Kommune und Nutzung des Stegs können zusätzliche Nachweise oder Sicherheitsauflagen dazukommen.
Wann sollte man die Technik für ein Hafenkonzert buchen?
Buche PA-Anlage, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen und Kabel möglichst 4 Wochen vorher. Der konkrete Bühnen- und Technikplan sollte spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Hafenkonzert?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Künstler, Helfer und Technikteam ein und stelle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn kalt.
Was muss am Tag des Hafenkonzerts zuerst erledigt werden?
Beginne mit der Sichtprüfung von Location, Steg, Bühnenboden und Absperrungen. Danach folgen Bühnenaufbau, Beschallung, Mikrofone, Beleuchtung und ein Techniktest; der Einlass sollte erst nach dieser Kontrolle starten.

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