Organiser un concert du port sans rien oublier

Un concert du port demande une coordination précise entre le quai, les artistes, la technique, la sécurité et l’accueil du public. Commence par obtenir les autorisations et réserver le lieu, puis verrouille les prestataires avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les livraisons, contrôler la météo, préparer les boissons et imprimer les contacts. Le jour même, garde le déroulé à portée de main et vérifie le site avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu et le quai
Réserver les artistes
Réserver la technique
Réserver la sécurité
Assurer la présence des secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Confirmer les livraisons
Commander le catering
Commander des boissons
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer la caisse et les bracelets
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les artistes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Gérer l’éclairage
Assurer la surveillance au bord de l’eau
2 personnes
Coordonner les premiers secours
Annoncer le dernier tour
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Couvrir le service traiteur
3 personnes
Ranger le stock du bar
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter la sono
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Chauffages de terrasseqté 3
Paravent pour vestiairesqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 15
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Coffrets de cuisineqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 14
Fond de scène
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux du programmeqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Kits de nettoyageqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Giletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 16
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lance les autorisations et déclarations dès que la date est fixée. Réserve ensuite le quai, les artistes, la technique, la sécurité et les secours avant d’annoncer le programme.
Pour les inscriptions, prévois une date limite au moins 7 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Confirme chaque livraison 48 heures avant l’événement, notamment les tentes, les éléments de podium, la sonorisation et l’éclairage. Une confirmation écrite évite de découvrir un oubli au montage.
Le jour précédent, mets les boissons au frais et vérifie les courses, les verres réutilisables, les verres à vin, les tasses, les assiettes et les couverts. Prépare aussi les plateaux de service pour ne pas bloquer le buffet au démarrage.
Lors de l’installation, inspecte le quai avant de poser les barrières et le plancher de scène. Teste ensuite les haut-parleurs, les microphones, les câbles, les rallonges et l’éclairage de secours avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand réserver le quai pour un concert du port ?: Réserve le lieu et le quai dès que la date est connue, idéalement plusieurs semaines avant le concert. Les autorisations et les contraintes d’accès peuvent prendre au moins 10 à 15 jours à clarifier.
Combien de temps avant faut-il confirmer les prestataires ?: Confirme les artistes, la technique, la sécurité, les secours, le catering et les livraisons 48 à 72 heures avant. Demande un horaire d’arrivée précis pour chaque intervenant.
Quand vérifier la météo pour un concert du port ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une seconde la veille et le matin même. Cela laisse le temps d’adapter les tentes, les chauffages de terrasse et l’installation technique.
Que faut-il tester avant l’arrivée du public ?: Prévois au moins 60 minutes pour inspecter le site et tester la scène, la sonorisation, les microphones, les câbles, les barrières et l’éclairage. Vérifie aussi que le déroulé et la liste de contacts sont imprimés.

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