Havenconcert organiseren: een complete checklist
Een havenconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je werkt op een kade met publiek, geluid, stroom, leveringen en weersrisico’s die elkaar direct beïnvloeden. Begin daarom ruim vóór de concertdag met vergunningen, locatie, artiesten en techniek, en werk daarna toe naar catering, veiligheid en het draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, duidelijke contactpersonen en een laatste inspectie voordat bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunningen en meldingen controleren
Locatie en kade reserveren
Artiesten vastleggen
Techniek reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Leveringen bevestigen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Weersverwachting controleren
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa en polsbandjes klaarzetten
2 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Artiesten begeleiden
Optredens begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Verlichting bedienen
Toezicht bij waterkant houden
2 personen
Eerste hulp coördineren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Catering afdekken
3 personen
Barvoorraad opruimen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Terrasheatersaantal 3
- Kleedruimteschermaantal 2
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 15
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Noodverlichtingaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Kokssetsaantal 4
- Koelmattenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Podiumachterdoek
- Infobordenaantal 6
- Programmabordenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaaksetsaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Hesjesaantal 12
- Afzethekkenaantal 16
- Antislipmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie, vergunningen, artiesten en techniek minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer bij de kade ook laad- en lostijden, stroompunten, toegang voor leveranciers en eventuele beperkingen voor geluid.
- Plan techniek niet pas op de concertdag. Reserveer podiumdelen, PA-speakers, mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitorboxen, kabels en kabelmatten en laat vóór publiekstoegang een volledige soundcheck uitvoeren.
- Maak het draaiboek en de contactlijst uiterlijk 2 dagen vooraf definitief en druk beide op papier af. Zet daarin ook de volgorde van opbouw, leveringen, artiestenwissels, EHBO, beveiliging en het aanspreekpunt bij slecht weer.
- Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wanneer je partytenten, terrasheaters, batterijlantaarns en noodverlichting inzet. Regel kabelmatten en afzettingen voordat de eerste kabels over de looproute komen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bevestig catering en dranken uiterlijk 1 week vooraf. Tel bij levering direct de herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, borden, besteksets en serveerschalen, zodat tekorten nog dezelfde dag kunnen worden aangevuld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een havenconcert organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met vergunningen, de kade, artiesten, techniek, beveiliging en EHBO. Plan catering, dranken en uitnodigingen daarna uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf.
- Wanneer moet de techniek voor een havenconcert worden opgebouwd?
- Bouw podium, PA, mengtafel, microfoons en verlichting enkele uren vóór de publieksopening op. Houd daarna minimaal 60 minuten vrij voor aansluiten, testen en een volledige soundcheck.
- Hoeveel drank moet ik bestellen voor een havenconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel extra voorraad op voor artiesten, crew en een uitloop van minimaal 30 minuten.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een havenconcert?
- Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het concert. Gebruik die momenten om tenten, heaters, verlichting, kabelbescherming en het programma bij te sturen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!