Checklist para organizar un café filosófico sin dejar nada pendiente
Un café filosófico necesita más preparación que juntar sillas y proponer un tema. Hay que cerrar el lugar y la fecha, nombrar a quien moderará y controlar las inscripciones antes de comprar comida y bebida. Esta checklist reúne 52 tareas y 40 materiales para organizar la sesión paso a paso. También contempla detalles que suelen llegar tarde: las preferencias dietéticas, las preguntas de debate, la disposición circular y el recordatorio con las indicaciones de ruta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el tema
2 personas
Designar al moderador
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Ajustar el programa
2 personas
Preparar preguntas de debate
2 personas
Comprobar las indicaciones de la ruta
Enviar recordatorio
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas en círculo
3 personas
Montar el rincón de conversación
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Abrir el programa
Guiar la primera entrevista
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer aperitivos
2 personas
Coordinar la segunda entrevista
2 personas
Coordinar el brindis informal
3 personas
Abrir el programa de la noche
Guiar la charla de la noche
2 personas
Recoger preguntas del público
Gestionar el cierre
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Llevar la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de registro
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharascant. 70
- Cuencos de serviciocant. 10
- Cucharones de servircant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencoscant. 12
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cables de cargacant. 4
Papeleo
- Lista de asistenciacant. 3
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Bloc de notascant. 60
- Tarjetas de conversacióncant. 80
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Post-itscant. 8
- Folletos informativoscant. 60
- Cinta de papelcant. 4
- Portapapelescant. 3
Decoración
- Mantelcant. 8
- Lámparas de mesa sin velacant. 8
- Etiquetas temáticascant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregaderoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el tema antes de enviar invitaciones: la fecha, el formato de la conversación y el nombre del moderador deben aparecer desde el primer mensaje.
- Controla las inscripciones en dos momentos: registra las respuestas, confirma quién asistirá y recopila las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Prepara las preguntas de debate con antelación y ajusta el programa cuando conozcas el número final de asistentes; un grupo pequeño no necesita el mismo ritmo que uno numeroso.
- Envía el recordatorio al menos 24 horas antes e incluye la ruta. Ese mensaje evita que alguien llegue tarde por no encontrar la entrada o confunda el lugar.
- Reserva tiempo para abrir y ventilar el espacio, colocar las sillas en círculo y preparar el rincón de conversación. Deja lista la mesa de registro y el café antes de recibir al primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un café filosófico?
- Envíalas entre 10 y 14 días antes de la fecha prevista. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, preguntar por las preferencias dietéticas y confirmar la asistencia.
- ¿Cuándo se debe confirmar la lista de asistentes?
- Haz una primera revisión 3 o 4 días antes y una confirmación final 24 horas antes. Usa esa última cifra para ajustar el programa, la compra y la disposición de las sillas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre y ventila el espacio entre 60 y 90 minutos antes de que empiece la conversación. En ese margen puedes montar las mesas, colocar las sillas en círculo, preparar el registro y dejar listo el café y el té.
- ¿Qué debe preparar el moderador para un café filosófico?
- Conviene tener preparadas entre 3 y 5 preguntas de debate, además del tema principal y el orden del programa. También debe comprobar con antelación el altavoz o el micrófono si el espacio es grande.
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