Checklist voor een goed georganiseerd filosofiecafé
Een filosofiecafé staat of valt met een duidelijke structuur en genoeg tijd voor het gesprek. Leg eerst locatie, datum, thema en gespreksleider vast; regel daarna uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd en stem het programma af voordat je discussievragen definitief maakt. Op de dag zelf draait het om een rustige kring, een goed ingerichte gesprekshoek en koffie, thee en hapjes die klaarstaan zonder het gesprek te onderbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en thema vastleggen
2 personen
Gespreksleider vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma afstemmen
2 personen
Discussievragen voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving controleren
Herinnering versturen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen in kring zetten
3 personen
Gesprekshoek inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma openen
Eerste gesprek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tweede gesprek begeleiden
2 personen
Informele borrel begeleiden
3 personen
Avondprogramma openen
Avondgesprek begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Afsluiting verzorgen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Serveerkommenaantal 10
- Serveerlepelsaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Schaaltjesaantal 12
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 4
Papierwerk
- Aanwezigheidslijstaantal 3
- Naamkaartjesaantal 70
- Pennenaantal 20
- Notitieblokkenaantal 60
- Gesprekskaartenaantal 80
- Flip-overblokkenaantal 2
- Post-itsaantal 8
- Informatiefoldersaantal 60
- Papiertapeaantal 4
- Klembordenaantal 3
Decoratie
- Tafelkleedaantal 8
- Kaarsvrije tafellampenaantal 8
- Themalabelsaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra datum en thema vaststaan. Controleer vooraf of er genoeg stoelen zijn voor de verwachte groep en ruimte is om ze in een kring te zetten.
- Stuur de uitnodiging minimaal 2 tot 3 weken vooraf en vermeld het thema, de starttijd, de route en hoe deelnemers zich aanmelden. Verstuur 2 dagen voor het filosofiecafé een herinnering.
- Vraag dieetwensen tijdens de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 3 dagen vooraf in je boodschappenlijst. Zet hapjes in serveerkommen en gebruik aparte schaaltjes of lepels waar dat nodig is.
- Bereid discussievragen en gesprekskaarten vóór de laatste programma-afstemming voor. Plan meerdere vragen, maar houd rekening met ongeveer 15 tot 20 minuten gesprekstijd per hoofdvraag.
- Open de locatie minstens 60 minuten voor aanvang. Ventileer, zet tafels en stoelen klaar, test speaker en microfoon en richt de registratietafel in met aanwezigheidslijst, naamkaartjes, pennen en notitieblokken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filosofiecafé organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie en gespreksleider vast te leggen, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Hoeveel discussievragen bereid je voor bij een filosofiecafé?
- Bereid ongeveer 4 tot 6 vragen voor een bijeenkomst van 2 uur. In de praktijk bespreek je vaak 2 of 3 vragen uitgebreid, omdat één vraag al 15 tot 20 minuten gesprek kan opleveren.
- Wanneer stuur ik een herinnering voor het filosofiecafé?
- Stuur de herinnering 2 dagen voor aanvang. Zet daarin opnieuw het thema, de starttijd, de routebeschrijving en eventuele praktische informatie over koffie, thee of dieetwensen.
- Hoe vroeg moet ik de locatie openen voor een filosofiecafé?
- Open de ruimte minstens 60 minuten vooraf. Gebruik die tijd voor ventileren, de kring en gesprekshoek, registratie, koffie en thee en het testen van speaker, microfoon en verlengsnoeren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!