Noche de ideas verdes: checklist para organizarla
Organizar Noche de ideas verdes requiere coordinar ponentes, asistentes, materiales y un espacio listo para trabajar. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comprar. En los últimos días conviene reunir presentaciones, preparar acreditaciones y hojas de trabajo, y enviar el briefing a quienes participan. El día del evento, reserva tiempo para ventilar, montar las mesas, probar el proyector y preparar recepción y catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Recopilar las presentaciones
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Crear la señalización
2 personas
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Preparar acreditaciones
Comprobar la lista de inscripción
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enviar briefing a los ponentes
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños
Montar aperitivos
3 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar el programa
Anunciar al ponente
Coordinar presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar mesas de conversación
6 personas
Anotar ideas en rotafolios
6 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar la ronda de votación
2 personas
Presentar los puntos de acción
2 personas
Coordinar conversaciones informales
3 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Archivar fotos e ideas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir los puntos de acción por correo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos de técant. 70
- Jarras para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Urna de agua calientecant. 2
- Cafeteracant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables HDMIcant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Plantas de interiorcant. 8
- Guirnalda de banderas reutilizablecant. 4
- Mantelescant. 10
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
Oficina
- Pizarras de hojascant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Notas adhesivascant. 20
- Bolígrafoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Pegatinas para votarcant. 400
- Rollos de cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes con suficiente antelación para poder recopilar sus presentaciones y enviarles un briefing común. Pide los archivos finales antes del día anterior para evitar cambios durante el montaje.
- Controla las inscripciones en una lista actualizada y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Lleva una copia impresa para recepción, aunque también tengas el registro digital.
- Haz una prueba técnica completa al abrir el espacio: proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoz, cables HDMI, alargadores y regletas. Comprueba también que haya enchufes accesibles sin cables atravesando las zonas de paso.
- Monta primero la recepción y después la zona de trabajo y el catering. Prepara acreditaciones, soportes para tarjetas de nombre, señalización, hojas de trabajo y un plan de trabajo impreso para que los voluntarios sepan qué hacer.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que lleguen los asistentes. Deja separadas las tazas de café, vasos de té, jarras, bandejas y utensilios de servicio para no bloquear la mesa de catering durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar Noche de ideas verdes?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa, contactar con los ponentes y abrir las inscripciones. Deja los últimos 2 días para confirmar asistentes, recopilar presentaciones y cerrar la compra.
- ¿Cuándo hay que enviar el briefing a los ponentes?
- Envíalo entre 3 y 5 días antes, cuando el programa y los horarios estén confirmados. Solicita las presentaciones finales como máximo 24 horas antes para probarlas en el proyector.
- ¿Qué hay que comprobar el día de Noche de ideas verdes?
- Antes de abrir, comprueba la lista de inscripción, la señalización, las acreditaciones, el sonido y la proyección. Reserva al menos 60 minutos para ventilar el espacio, montar mesas y sillas y preparar recepción y catering.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Incluye la pregunta en el formulario de inscripción y ciérrala entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes ajustar la compra y separar los aperitivos antes de preparar la mesa de catering.
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