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Grüner Ideenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Grüner Ideenabend braucht mehr Vorbereitung als nur Raum, Referenten und Getränke. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Präsentationen und Helfer rechtzeitig zusammenbringen. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Empfang, funktionierende Technik und ein vorbereiteter Raum. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge der Vorbereitung und weist auf Punkte hin, die bei einem Abend mit Vorträgen und Arbeitsblättern häufig zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung platzieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anmeldeliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Abfallstellen bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Team kurz einweisen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    6 Personen

  • Ideen auf Flipcharts notieren

    6 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abstimmungsrunde betreuen

    2 Personen

  • Aktionspunkte präsentieren

    2 Personen

  • Informelle Gespräche begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Fotos und Ideen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Aktionspunkte per E-Mail teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TeegläserAnz. 70
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • WarmwasserurneAnz. 2
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Dekoration

  • ZimmerpflanzenAnz. 8
  • Wiederverwendbare WimpelketteAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • NamenskartenständerAnz. 10

Büro

  • FlipchartsAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 20
  • KugelschreiberAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 80
  • StimmaufkleberAnz. 400
  • KlebebandrollenAnz. 4
  • ScherenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Referenten mindestens 6 Wochen vorher fest. Bitte die Referenten zugleich um ihre Präsentationen, damit Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Kabel rechtzeitig geprüft werden können.
  • Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Abend. So kannst du die Anmeldeliste prüfen, Ernährungswünsche erfassen und Snacks sowie Getränke passend einkaufen.
  • Sende das Sprecherbriefing spätestens 3 Tage vorher. Füge Ablauf, Redezeiten, Ankunftszeit und die Bitte um eine Sicherungskopie der Präsentation bei.
  • Bereite Empfangstisch, Namensschilder und Beschilderung am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann mindestens 60 Minuten für Lüften, Tisch- und Stuhlaufstellung, Techniktest und das Kühlen der Getränke.
  • Plane für den Empfang zwei bis drei Getränke pro Person für die erste Stunde und stelle Mehrweg-Becher, Teller und Besteck bereit. Eine Warmwasserurne, Kaffeemaschine sowie getrennte Kühlboxen verhindern Engpässe bei Kaffee, Tee und kalten Getränken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Grünen Ideenabend organisieren?
Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Location, Datum, Programm und Referenten. Einladungen und Werbung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Abend starten.
Wann sollte die Anmeldung für den Grünen Ideenabend geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher. Dann bleiben noch genug Tage, um Ernährungswünsche zu prüfen, einzukaufen und die Namensschilder vorzubereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein, besser 90 Minuten, wenn Beamer, Mikrofon und Lautsprecher genutzt werden. Lüften, Möbel, Empfang, Catering und Technik sollten vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Grünen Ideenabend?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Ergänze Kaffee und Tee nach der erwarteten Teilnehmerzahl und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bei den Snacks.

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