Checklist voor een groene ideeënavond organiseren

Een groene ideeënavond staat of valt met een strak programma, duidelijke voorbereiding en een ontvangst die meteen werkt. Regel eerst de locatie, datum, sprekers en aanmeldingen; werk daarna toe naar presentaties, werkbladen, catering en techniek. Plan uiterlijk een week vooraf de briefing, dieetwensen en vrijwilligers in. Op de dag zelf draait het om een opgeruimde ruimte, geteste apparatuur en een ontvangsttafel waar bezoekers snel hun naam vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Presentaties verzamelen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
Aanmeldlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sprekersbriefing versturen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Hapjes uitstallen
3 personen
Team kort instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma toelichten
Spreker aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Ideeën op flip-overs noteren
6 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Stemronde begeleiden
2 personen
Actiepunten presenteren
2 personen
Informele gesprekken begeleiden
3 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten koelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Foto's en ideeën archiveren
Bedankbericht versturen
Actiepunten per mail delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Theeglazenaantal 70
Schenk kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Warmwaterurnaantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Decoratie

Kamerplantenaantal 8
Herbruikbare vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartstandaardsaantal 10

Kantoor

Flip-oversaantal 6
Stiftenaantal 24
Plakbriefjesaantal 20
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Stemstickersaantal 400
Plakbandrollenaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie minstens 6 weken vooraf vast. Benader sprekers direct daarna, zodat je nog tijd hebt om uitval op te vangen en presentaties tijdig te verzamelen.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond af. Controleer dan de lijst, verzamel dieetwensen en maak naambadges; zo hoef je bij binnenkomst niet alles tegelijk uit te zoeken.
Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, speaker en draadloze microfoon uiterlijk 2 uur voor aanvang. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en wijs één vrijwilliger aan voor technische problemen.
Zet ontvangsttafel, cateringtafel en bewegwijzering minimaal 45 minuten voor de start klaar. Koel dranken vooraf en plaats werkbladen, naamkaartstandaards en het draaiboek op vaste plekken.
Plan na afloop 20 tot 30 minuten voor opruimen en controleer de locatie aan de hand van het draaiboek. Verzamel herbruikbare bekers, borden en bestek apart, zodat niets achterblijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een groene ideeënavond organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en programma. Sprekers en uitnodigingen regel je daarna zo snel mogelijk; de laatste week gebruik je voor techniek, catering, badges en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de sprekersbriefing versturen?: Stuur de briefing uiterlijk 7 dagen voor de ideeënavond. Vraag daarin om de definitieve presentatie, spreektijd en technische wensen, zodat je de avondindeling nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, catering, bewegwijzering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor het testen van beamer, microfoon en speaker.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een groene ideeënavond?: Vraag dieetwensen mee op het aanmeldformulier en controleer ze 3 tot 5 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de specifieke wensen uiterlijk 48 uur voor de avond door aan degene die de hapjes verzorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.