Mentordag organiseren: complete checklist

Een mentordag staat of valt met een duidelijke indeling, passende activiteiten en een goede ontvangst van deelnemers en mentoren. Begin met de locatie en het programma, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en mentorindeling. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat je cateringhoeveelheden kunt berekenen zonder last-minute wijzigingen. In de laatste dagen draait alles om printwerk, activiteitensets, techniek en de opbouw van tafels, stoelen en activiteitenstations.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodiging opmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Mentoren indelen
2 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Benodigdheden verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Naamstickers voorbereiden
Programma's printen
Bewegwijzering printen
Activiteitensets klaarzetten
3 personen
Toegang tot locatie bevestigen
Koelkasten en koelboxen vullen
2 personen
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Activiteitenstations inrichten
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Kennismakingsactiviteiten begeleiden
6 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Groepsactiviteiten begeleiden
6 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondactiviteiten begeleiden
6 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste ronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Buffet en keuken afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 75
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Soepkommenaantal 75
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerlepelsaantal 10
Soeplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Activiteiten

Whiteboardsaantal 4
Flip-oversaantal 3
Stiftenaantal 24
Balpennenaantal 80
Post-itblokkenaantal 20
A4-papieraantal 500
Spelkaartenaantal 10
Bordspellenaantal 12

Communicatie

Naamstickersaantal 90
Programmakaartenaantal 80

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je de uitnodiging opmaakt. Vermeld per onderdeel een begin- en eindtijd, zodat mentoren en deelnemers weten wanneer activiteiten wisselen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de mentordag. Gebruik die lijst ook voor mentorindeling, naamstickers en catering.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit. Tel daarna per maaltijd het aantal deelnemers en controleer of je borden, soepkommen, glazen, koffiekopjes en besteksets hebt.
Maak per activiteitenstation één complete set klaar met bijvoorbeeld een whiteboard of flip-over, stiften, A4-papier, post-itblokken en spelmateriaal. Zo hoef je op de dag zelf niet meer te verdelen.
Test microfoons, draagbare speakers en verlengkabels vóór de start en leg printwerk op volgorde klaar. Vul koelkasten en koelboxen pas nadat de locatie is schoongemaakt en de tafels en stoelen staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een mentordag organiseren?: Reserveer de locatie en leg het programma bij voorkeur minstens 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, mentorindeling en catering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een mentordag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, activiteitenstations inrichten, bewegwijzering ophangen en het buffet opbouwen. Reken extra tijd als je meerdere stations of technische apparatuur gebruikt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een mentordag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 1 week voor de mentordag in de cateringbestelling. Controleer de lijst nog een keer voordat je boodschappen doet.
Wat moet ik de dag voor een mentordag klaarzetten?: Bereid naamstickers, programma's, bewegwijzering en activiteitensets de dag ervoor voor. Controleer ook de deelnemerslijst, mentorindeling, benodigdheden en toegang tot de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.