Organiser une Journée des mentors sans rien oublier
Une Journée des mentors réussie repose sur un enchaînement précis : réserver le lieu, confirmer les participants, répartir les mentors et préparer les activités avant de penser à l’installation. Cette checklist couvre les 49 tâches et 42 fournitures du plan, du premier repérage au rangement final. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, signalétique, matériel d’animation, accès au site et quantités de catering.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Rédiger l’invitation
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Répartir les mentors
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Rassembler les fournitures
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Imprimer les programmes
Imprimer la signalisation
Préparer les kits d’activités
3 personnes
Confirmer l'accès au site
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les postes d’activités
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Animer les activités de rencontre
6 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Encadrer les activités de groupe
6 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les activités du soir
6 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Assurer le dernier tour
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 75
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 80
- Bol à soupeqté 75
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Couvertsqté 80
- Cuillères de serviceqté 10
- Louches à soupeqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Glacièresqté 4
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Activités
- Tableaux blancsqté 4
- Chevaletsqté 3
- Marqueursqté 24
- Stylos à billeqté 80
- Blocs Post-itqté 20
- Papier A4qté 500
- Cartes de jeuqté 10
- Jeux de sociétéqté 12
Communication
- Étiquettes nominativesqté 90
- Cartes du programmeqté 80
Décoration
- Nappesqté 10
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 6
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la date et vérifiez dès ce moment l’accès, les tables, les chaises, les prises électriques et l’espace disponible pour les activités.
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines à l’avance, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive et de recueillir les besoins alimentaires.
- Répartissez les mentors seulement après avoir stabilisé les inscriptions. Préparez ensuite les étiquettes nominatives, les programmes imprimés et les kits d’activités en comptant une unité par participant, avec quelques exemplaires de secours.
- Calculez les quantités de catering à partir du nombre confirmé : prévoyez généralement 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez les repas aux allergies et régimes déclarés.
- Installez le lieu la veille si possible : tables, chaises, postes d’activités, signalisation, buffet, réfrigérateurs et glacières. Le jour même, gardez au moins 60 minutes pour remplir les équipements, tester les microphones et vérifier les rallonges.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une Journée des mentors ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant la date afin de finaliser les groupes, les besoins alimentaires et les quantités de catering.
- Combien de temps faut-il pour installer une Journée des mentors ?
- Prévoyez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, les postes d’activités, le buffet et la signalisation. Ajoutez 60 minutes le jour même pour les boissons, les tests audio et les dernières vérifications.
- Quand préparer les kits d’activités et les documents ?
- Préparez les kits, programmes, étiquettes nominatives et panneaux 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les feuilles, stylos, Post-it et cartes de jeu supplémentaires.
- Comment calculer les boissons pour une Journée des mentors ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % et séparez les besoins en eau, boissons chaudes et boissons froides.
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