Checklist para organizar un Día del Cáncer de Próstata

Un Día del Cáncer de Próstata combina charlas, orientación y mesas de información, por lo que necesita más coordinación que una reunión informativa común. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y el programa hasta el registro y la revisión técnica. Reserva con tiempo a los ponentes, abre las inscripciones y recoge las preguntas de los visitantes antes del evento. En los últimos días, confirma asistentes, materiales, voluntarios, catering y transporte.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar ponentes y expertos
2 personas
Asignar las mesas de información
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preguntas de los visitantes
Publicar el programa y la ruta
Solicitar presentaciones y materiales
2 personas
Pedir material informativo
Pedir el catering
Programar voluntarios
2 personas
Compartir información sobre aparcamiento y transporte
Confirmar inscripciones
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar carpetas informativas
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Preparar mostrador de registro
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Montar mesas de información
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar salas de conversación privada
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Encargarse de la inauguración
Acompañar las conferencias
2 personas
Pasar el micrófono
Recopilar preguntas
Atender las mesas de información
8 personas
Guiar las entrevistas individuales
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar la técnica
Anunciar pausas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Repartir material informativo
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo de café
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar los materiales de devolución
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes
Compartir las presentaciones digitalmente
Recopilar gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 130
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 140
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 140
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Bannerscant. 4
Arreglos floralescant. 6
Portanombrescant. 20
Masilla adhesivacant. 4
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Cajas de bebidascant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Bandejas de aperitivoscant. 12
Porta-servilletascant. 8
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Compras

Información

Carpetas informativascant. 130
Programascant. 150
Portafolletoscant. 16
Folletos informativoscant. 500
Bloc de notascant. 130
Bolígrafoscant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Tarjetas de evaluacióncant. 150
Carpetas de presentacióncant. 12
Hojas de rotafoliocant. 30
Rotuladorescant. 24
Portapapelescant. 10
Carteles direccionalescant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilios
Linternascant. 2
Guantescant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Reserva también a los ponentes y expertos con varias semanas de margen para poder publicar sus nombres y horarios.
Abre el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes y pregunta por preferencias dietéticas. Confirma las inscripciones cuando falten entre 3 y 5 días, junto con la información sobre aparcamiento y transporte.
Pide las presentaciones y el material informativo con 7 días de antelación. Así puedes preparar las carpetas, recopilar preguntas de los visitantes y probar el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos.
Asigna las mesas de información y programa a los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas. Prepara las tarjetas de nombre y el mostrador de registro antes de que llegue el primer asistente.
Haz la comprobación del lugar el día anterior: prueba cables, regletas y clic de presentación, coloca mesas y sillas, revisa las papeleras y enfría las bebidas. Prepara también café, té, agua y el menaje para que el servicio no dependa de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Cáncer de Próstata?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite fijar el programa, reservar el lugar y a los ponentes, enviar invitaciones y conseguir materiales informativos sin trabajar con urgencia.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones?: Abre el formulario unas 3 semanas antes del evento. Cierra o revisa las inscripciones entre 3 y 5 días antes para confirmar el aforo, las preferencias dietéticas y la cantidad de material que debes preparar.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Revisa el espacio, el registro, la señalización y la distribución de las mesas y sillas. Dedica al menos 60 minutos a probar presentaciones, proyector, pantalla, sonido, micrófonos, cables y regletas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el registro y las mesas informativas?: Programa como mínimo 2 personas al inicio: una para comprobar inscripciones y otra para entregar tarjetas y orientar a los asistentes. Para varias mesas de información, añade 1 voluntario por mesa durante los turnos de 2 a 3 horas.

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