Checklist Prostaatkankerdag organiseren
Een Prostaatkankerdag vraagt om een heldere planning, betrouwbare informatie en een rustige ontvangst. Leg eerst datum, locatie en programma vast en boek daarna sprekers en deskundigen. Open op tijd het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en vragen van bezoekers en publiceer route- en parkeerinformatie. In de laatste week draait alles om testen, naamkaartjes, informatiemappen, catering en een goed ingerichte registratiebalie. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te hoeven regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers en deskundigen boeken
2 personen
Informatietafels toewijzen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers verzamelen
Programma en route publiceren
Presentaties en materialen opvragen
2 personen
Informatiemateriaal bestellen
Catering bestellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Parkeer- en reisinfo delen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Informatiemappen samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Privégespreksruimtes inrichten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening verzorgen
Lezingen begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
Vragen verzamelen
Informatietafels bemannen
8 personen
Individuele gesprekken begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Techniek ondersteunen
Pauzes aankondigen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Bedankwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Koffieapparatuur reinigen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Retourmaterialen apart zetten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Presentaties digitaal delen
Onkosten verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 130
- Registratietafel
- Krukkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Presentatieklikker
Servies
- Koffiekopjesaantal 140
- Drinkglazenaantal 140
- Bordenaantal 140
- Vorkenaantal 140
- Messenaantal 140
- Lepelsaantal 140
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Keukentangenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Bannersaantal 4
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjeshoudersaantal 20
- Kleefgumaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Catering
- Waterdispensersaantal 2
- Drankenkrattenaantal 4
- Koelmattenaantal 4
- Hapjesschalenaantal 12
- Servettenhoudersaantal 8
- Suikerpottenaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
- Boodschappen
Informatie
- Informatiemappenaantal 130
- Programmaboekjesaantal 150
- Folderhoudersaantal 16
- Informatiefoldersaantal 500
- Notitieblokkenaantal 130
- Balpennenaantal 150
- Naamstickersaantal 150
- Inschrijfformulierenaantal 150
- Evaluatiekaartenaantal 150
- Presentatiemappenaantal 12
- Flip-overvellenaantal 30
- Stiftenaantal 24
- Klembordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffers
- Zaklampenaantal 2
- Handschoenenaantal 2
Tips
- Plan de inhoud minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie, leg het programma vast en bevestig sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Open het aanmeldformulier zodra datum en programma definitief zijn. Vraag direct naar dieetwensen en verzamel vooraf vragen, zodat deskundigen zich kunnen voorbereiden.
- Publiceer programma, route en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst. Stuur aanmeldingen daarna een bevestiging met begintijd, adres en praktische bezoekersinformatie.
- Test presentaties en geluid uiterlijk 1 dag vooraf met laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, oplaadkabels en de presentatieklikker.
- Richt de registratiebalie minstens 60 minuten voor aanvang in. Leg naamkaartjes en informatiemappen klaar, koel dranken en zet koffie, water en afvalbakken zo neer dat bezoekers niet in de looproute blijven staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Prostaatkankerdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, deskundigen boeken, uitnodigingen versturen en informatiemateriaal bestellen.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Prostaatkankerdag versturen?
- Verstuur ze zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit het aanmeldformulier niet eerder dan 1 week voor de bijeenkomst, zodat late aanmeldingen nog verwerkt kunnen worden.
- Wanneer moet de techniek voor een Prostaatkankerdag getest worden?
- Test presentaties, beamer, geluid en microfoons uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle op de ochtend zelf. Leg alle kabels en stekkerdozen klaar voordat bezoekers binnenkomen.
- Hoe vroeg moet de registratiebalie open zijn?
- Zet de registratiebalie minstens 60 minuten voor de start klaar. Zo heb je tijd om naamkaartjes, informatiemappen en de bezoekersregistratie te controleren voordat de eerste bezoekers arriveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!