Organiser une Journée du cancer de la prostate : checklist complète

Une Journée du cancer de la prostate demande une préparation précise, car elle combine conférences, stands d’information et accueil de visiteurs parfois concernés directement par la maladie. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis réserve les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, tester les présentations et préparer l’accueil. Cette checklist de 73 tâches et 74 fournitures t’aide à suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les intervenants et les experts
2 personnes
Attribuer les tables d'information
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des visiteurs
Publier le programme et l’itinéraire
Demander les présentations et le matériel
2 personnes
Commander du matériel d'information
Commander le catering
Planifier les bénévoles
2 personnes
Partager les infos parking et trajet
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Composer les dossiers d'information
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Installer les tables d’information
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager des salles de conversation privées
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les conférences
2 personnes
Passer le micro
Recueillir les questions
Tenir les tables d'information
8 personnes
Encadrer les entretiens individuels
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Assister la technique
Annoncer les pauses
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Prononcer les remerciements
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement à café
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Mettre les matériaux de retour de côté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Partager les présentations numériquement
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 130
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à boireqté 140
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Bannièresqté 4
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 20
Pâte adhésiveqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Caisses de boissonsqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4
Plateaux de snacksqté 12
Porte-serviettesqté 8
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Courses

Informations

Dossiers d'informationqté 130
Brochures du programmeqté 150
Présentoirs à brochuresqté 16
Brochures d’informationqté 500
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Chemises de présentationqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 24
Presse-papiersqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secours
Lampes de pocheqté 2
Gantsqté 2

Conseils

Fixe le programme avant de publier les invitations : prévois les horaires des interventions, les temps de questions et les pauses. Demande les présentations et le matériel aux experts au moins 7 jours avant l’événement.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Recueille en même temps les besoins alimentaires et les questions des visiteurs afin d’adapter le catering et les échanges avec les intervenants.
Attribue les tables d’information avant de planifier les bénévoles. Pour chaque table, indique une personne responsable, un horaire de présence et le matériel d’information à disposer.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones sans fil lors de la vérification du lieu. Fais aussi un essai avec l’ordinateur portable, les rallonges et les multiprises pour éviter un problème technique le jour même.
Prépare le comptoir d’inscription la veille : badges nominatifs, liste des inscriptions, dossiers d’information et signalétique. Refroidis les boissons et installe les tasses, verres, carafes d’eau et accessoires de service avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée du cancer de la prostate ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les experts, de publier les invitations, d’ouvrir les inscriptions et de commander le matériel d’information.
Quand envoyer les invitations pour la Journée du cancer de la prostate ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le programme provisoire et le lieu sont confirmés. Prévois un rappel 7 à 10 jours avant pour les personnes qui n’ont pas encore confirmé leur inscription.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirme les intervenants au moins 3 semaines avant la journée. Demande leurs présentations, leurs besoins techniques et leurs documents au plus tard 7 jours avant, afin de pouvoir tester chaque intervention.
Que préparer la veille d’une Journée du cancer de la prostate ?: La veille, vérifie le lieu, installe ou regroupe les tables et les chaises, prépare les badges et les dossiers d’information, puis teste tout le matériel audiovisuel. Mets aussi les boissons au frais et prépare le comptoir d’inscription pour gagner du temps le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.