Checklist para organizar un espectáculo de acrobacias en bicicleta

Un espectáculo de acrobacias en bicicleta necesita más que bicicletas y rampas. Antes de anunciarlo, debes cerrar el contrato, revisar permisos, calcular el aforo y definir cómo se moverá el público por el recinto. Esta checklist reúne las tareas de organización, seguridad, técnica, inscripciones, catering y montaje en un orden práctico. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: las entregas, las baterías, la previsión meteorológica y la inspección final del circuito.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Confirmar el contrato del espectáculo acrobático
2 personas
Comprobar la cobertura del seguro
Desarrollar el plan de seguridad
3 personas
Definir rutas de evacuación
2 personas
Determinar la capacidad del público
2 personas
Diseñar el recorrido de acrobacias
3 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Seguir la previsión del tiempo
Marcar la ruta para los visitantes
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Revisar las bicicletas acrobáticas
2 personas
Probar baterías y cables
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar la reunión del equipo
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Colocar las barreras
5 personas
Montar las rampas de acrobacias
6 personas
Asegurar las zonas de aterrizaje
4 personas
Montar sonido e iluminación
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colocar la carpa para el público y las mesas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar las bicicletas acrobáticas
3 personas
Realizar el control de seguridad
4 personas
Dar la charla al equipo
8 personas

Evento

Abrir caja y registro
3 personas
Recibir a los visitantes
5 personas
Guiar los sectores del público
4 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar el primer bloque de acrobacias
6 personas
Coordinar el programa del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos y snacks
2 personas
Coordinar el segundo bloque de acrobacias
6 personas
Guiar el momento de las firmas
3 personas
Guiar el descanso de la tarde
3 personas
Coordinar el tercer bloque de acrobacias
6 personas
Comprobar el espectáculo de luces
3 personas
Acompañar el bloque de acrobacias nocturnas
6 personas
Anunciar la final
2 personas
Coordinar las acrobacias finales
6 personas
Hacer salir al público de forma segura
5 personas
Cerrar caja e inscripción
2 personas
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Cortar la corriente de forma segura
2 personas
Desmontar el material de acrobacias
6 personas
Desmontar el sonido y la iluminación
4 personas
Retirar barreras y señalización
5 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2

Material deportivo

Bicicletas acrobáticascant. 5
Rampas para acrobaciascant. 4
Quarterpipescant. 2
Colchonetas de aterrizajecant. 6
Alfombrillas de proteccióncant. 12
Ruedas de repuestocant. 8
Bombas de bicicletacant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Juegos de llaves Allencant. 3
Soportes para bicicletascant. 5
Cascos de bicicletacant. 8
Rodillerascant. 8
Coderascant. 8
Protecciones para la espaldacant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de separacióncant. 40
Conos de tráficocant. 30
Bloques de seguridad para caídascant. 20

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Focos LEDcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Megáfono
Caja para efectivo
Máquina de sellado
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del eventocant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4
Pulserascant. 250
Credencialescant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 6
Termómetros para nevera portátilcant. 4
Portarrollos de filmcant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 2
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el contrato del espectáculo y los requisitos técnicos antes de publicar el programa. Así sabrás qué rampas, quarterpipes, protecciones, sonido y alimentación eléctrica deben estar disponibles el día del evento.
Prepara el plan de seguridad al menos dos semanas antes: incluye rutas de evacuación, aforo, zonas de caída, vallas de separación y quién toma decisiones si cambia el tiempo.
Inspecciona el recinto antes de colocar el circuito y vuelve a revisarlo el mismo día. Comprueba las bicicletas, ruedas de repuesto, bombas, herramientas, cables y baterías antes de que llegue el público.
Marca la ruta de visitantes con conos y señales claras, separando las zonas de acrobacias de las colas, el catering y las áreas de descanso. Asigna voluntarios a los puntos donde el público pueda cruzar o acercarse demasiado.
Confirma las entregas y el catering entre 24 y 48 horas antes. Recoge las preferencias dietéticas con las inscripciones y deja preparado un horario de montaje que permita probar micrófonos, altavoces y focos antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un espectáculo de acrobacias en bicicleta?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Durante las dos primeras semanas puedes confirmar fecha, ubicación, contrato, permisos y seguro; después tendrás margen para diseñar el recorrido, gestionar inscripciones y cerrar proveedores.
¿Qué hay que comprobar el día antes del espectáculo?: Confirma las entregas, revisa la previsión del tiempo, comprueba bicicletas y protecciones y verifica que estén disponibles las herramientas, ruedas de repuesto, bombas y cables. Haz también una reunión breve con el equipo y los voluntarios.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el circuito de acrobacias?: Reserva al menos 3 horas para montar e inspeccionar el circuito, y añade tiempo para corregir la posición de rampas, quarterpipes y colchonetas. No abras el acceso hasta comprobar que las vallas y las rutas de evacuación están despejadas.
¿Qué permisos necesita un espectáculo de acrobacias en bicicleta?: Depende del recinto y de la normativa local, pero debes comprobarlo antes de confirmar públicamente el evento, idealmente con 6 semanas de margen. Revisa también las notificaciones necesarias, la capacidad del público y la cobertura del seguro.

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