Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de deportes acuáticos

Una jornada de puertas abiertas en un puerto combina demostraciones, paseos en barco y clases de prueba, así que conviene coordinar tierra y agua desde el principio. Esta checklist reúne 73 tareas y 50 elementos para ordenar el trabajo: permisos, amarres, seguros, embarcaciones, rescate, inscripciones y atención a visitantes. Reserva con tiempo a los patrones e instructores, y no dejes la revisión de seguridad para la víspera. También encontrarás controles concretos para el programa, el aparcamiento, el catering y la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa y las actividades
3 personas
Confirmar la fecha con la autoridad portuaria
2 personas
Reservar atraques para demostraciones
2 personas
Presentar el informe del evento
2 personas
Comprobar la cobertura del seguro
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios a actividades
2 personas
Confirmar los patrones para los paseos en barco
2 personas
Fijar a los instructores para las clases de prueba
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Inspeccionar barcos y remolques
3 personas
Inspeccionar los equipos de rescate
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Imprimir el programa de actividades
Publicar información sobre ruta y aparcamiento
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar la despensa
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Llevar los barcos al muelle
4 personas
Comprobar los muelles y los recorridos peatonales
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Preparar los chalecos salvavidas
3 personas
Preparar el material de deportes acuáticos
4 personas
Colocar la señalización
3 personas
Dar la charla de seguridad
8 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar los paseos en barco
4 personas
Guiar las clases de prueba
4 personas
Distribuir chalecos salvavidas
2 personas
Entregar el material de deportes acuáticos
2 personas
Vigilar la seguridad en el muelle
2 personas
Dar información sobre la membresía
2 personas
Anunciar las demostraciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Cerrar el último paseo en barco
4 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Asegurar las embarcaciones
4 personas
Recoger el material de deportes acuáticos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Limpiar barcos y material
4 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
Llamar a los visitantes sobre la afiliación
2 personas
Publicar las fotos y el mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Papeleracant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Material deportivo

Chalecos salvavidascant. 40
Kayakscant. 6
Remeroscant. 8
Tabla de paddle surfcant. 4
Paddles de supcant. 5
Velerocant. 3
Lanchas a motorcant. 2
Cabos de amarrecant. 12
Defensascant. 12
Bloques de remoscant. 6
Bidones impermeablescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Boyas de rescatecant. 4
Linternascant. 6
Vallas de separacióncant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de la asociacióncant. 6
Paneles informativoscant. 10
Portanombrescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Termoscant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Pinzas y cucharonescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma la fecha con la autoridad portuaria y presenta el informe del evento con varias semanas de margen; los amarres para las demostraciones deben quedar reservados antes de abrir las inscripciones.
Cierra el programa antes de publicarlo y asigna un voluntario responsable a cada actividad. Para los paseos en barco, confirma a cada patrón y prepara instrucciones de seguridad breves y visibles.
Revisa barcos, remolques y equipos de rescate antes del evento, no el mismo día. Comprueba que haya chalecos salvavidas, botiquines, cabos de amarre y defensas en los puntos donde se usarán.
Abre el formulario de inscripción con antelación y registra preferencias dietéticas junto con los datos de cada visitante. Imprime la lista, las tarjetas de nombre y el programa cuando las cifras estén cerradas.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y enfría las bebidas varias horas antes de la apertura. Comprueba la despensa y la lista de compra para no olvidar vasos reutilizables, café, aperitivos y bolsas de residuos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas náutica?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva los amarres, confirma la autoridad portuaria y revisa el seguro durante las primeras 2 semanas; deja las compras y la preparación de aperitivos para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo debo confirmar a los patrones e instructores?: Confírmalos al menos 3 semanas antes y vuelve a comprobar su disponibilidad 72 horas antes. Así puedes ajustar los paseos, las clases de prueba y la asignación de voluntarios si alguien cancela.
¿Qué material de seguridad necesito para las actividades en el agua?: Prepara chalecos salvavidas para todos los participantes de cada salida, además de equipos de rescate, botiquines, cabos de amarre y defensas. Haz una inspección completa como mínimo 24 horas antes y registra cualquier sustitución.
¿Cuándo cerrar las inscripciones y calcular el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para poder comprobar la lista de visitantes y las preferencias dietéticas. Calcula entonces las cantidades, compra lo que falte y enfría las bebidas el día anterior.

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