Checklist voor een open dag van je watersportvereniging

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Bevestig de datum eerst met het havenbeheer en reserveer daarna de ligplaatsen voor demonstraties. Een wijziging in de havenplanning werkt direct door in rondvaarten, proeflessen en de bezoekersinformatie.
• Plan vrijwilligers per activiteit en geef schippers en instructeurs een eigen tijdschema. Controleer vóór publicatie of voor elke rondvaart en proefles daadwerkelijk iemand beschikbaar is.
• Inspecteer boten, trailers, reddingsvesten en andere reddingsmiddelen niet pas op de ochtend zelf. Leg afwijkingen uiterlijk enkele dagen vooraf vast, zodat reparatie, vervanging of een alternatief programma nog mogelijk is.
• Open het aanmeldformulier vroeg en vraag dieetwensen meteen uit. Verwerk aanmeldingen in een bezoekerslijst en maak naamkaartjes; zo kun je catering en ontvangst baseren op echte aantallen in plaats van een schatting.
• Maak een aparte controle voor stroom en weer: partytenten, verlengkabels, stekkerdozen, koelboxen en geluidsapparatuur moeten op de locatie passen. Koel dranken pas nadat de boodschappen en opslagruimte zijn gecontroleerd, zodat kwetsbare voorraad niet onnodig lang buiten de koeling staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag van een watersportvereniging organiseren?

Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, havenbeheer, melding, verzekering en het programma. Leg schippers, instructeurs en vrijwilligers uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf vast. De laatste week gebruik je voor materiaalcontrole, boodschappen en bezoekersinformatie.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een watersportvereniging open dag?

Tel per gelijktijdige activiteit minimaal 2 begeleiders: één voor de uitleg en één voor toezicht of praktische hulp. Voeg daarnaast mensen toe voor ontvangst, catering en veiligheid. Maak het definitieve rooster zodra het activiteitenschema en het aantal aanmeldingen bekend zijn.

Wanneer moet ik reddingsvesten en boten controleren voor een open dag?

Doe een eerste inspectie ongeveer 2 weken vooraf en een laatste controle op de dag vóór het evenement. Controleer per boot de staat en uitrusting en leg voor elke proefles of rondvaart passende reddingsvesten klaar. Zo blijft er tijd over om materiaal te vervangen.

Hoeveel catering moet ik bestellen voor een open dag van een watersportvereniging?

Baseer de hoeveelheden op de bezoekerslijst en controleer die opnieuw 3 tot 5 dagen vooraf. Reken dieetwensen apart mee en zorg dat dranken gekoeld kunnen worden. Bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf, zodat ze tijdens de open dag vers blijven.