Organiser une journée portes ouvertes de club nautique

Une journée portes ouvertes sur l’eau demande plus qu’un programme d’activités. Il faut coordonner l’autorité portuaire, les emplacements de démonstration, les capitaines, les instructeurs et les bénévoles, tout en sécurisant chaque sortie. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers achats. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, l’accueil du public, le parking et la préparation des bateaux, remorques et équipements de sauvetage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme et les activités
3 personnes
Confirmer la date avec l'autorité portuaire
2 personnes
Réserver des emplacements pour les démonstrations
2 personnes
Soumettre la déclaration pour l’événement
2 personnes
Vérifier la couverture d'assurance
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles dans les activités
2 personnes
Réserver les capitaines pour les croisières
2 personnes
Confirmer les instructeurs pour les cours d’essai
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Inspecter les bateaux et les remorques
3 personnes
Inspecter les équipements de sauvetage
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Imprimer le programme des activités
Publier les informations sur l’itinéraire et le parking
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le placard de stockage
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Amener les bateaux au ponton
4 personnes
Contrôler les passerelles et les voies de circulation
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer les gilets de sauvetage
3 personnes
Préparer le matériel de sports nautiques
4 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
8 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les croisières
4 personnes
Encadrer les cours d’essai
4 personnes
Distribuer les gilets de sauvetage
2 personnes
Distribuer le matériel de sports nautiques
2 personnes
Veiller à la sécurité sur la passerelle
2 personnes
Donner des informations sur l'adhésion
2 personnes
Annoncer les démonstrations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Terminer la dernière croisière
4 personnes
Préparer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Amarrer les bateaux en toute sécurité
4 personnes
Récupérer le matériel de sports nautiques
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer les bateaux et le matériel
4 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rappeler les visiteurs au sujet de l’adhésion
2 personnes
Publier les photos et le message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Gilets de sauvetageqté 40
Kayaksqté 6
Pagaiesqté 8
Planches de supqté 4
Pagaies de SUPqté 5
Voiliersqté 3
Bateaux à moteurqté 2
Aussièresqté 12
Boudins de pare-battageqté 12
Blocs de rameqté 6
Tonneaux étanchesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Lampes de pocheqté 6
Barrières de sécuritéqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’associationqté 6
Panneaux d'informationqté 10
Porte-nomsqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Thermosqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et les emplacements : confirmez la date avec l’autorité portuaire et déposez la déclaration suffisamment tôt pour pouvoir modifier le programme si nécessaire. Vérifiez aussi la couverture d’assurance avant d’ouvrir les inscriptions.
Fixez les activités avant de recruter les bénévoles. Pour chaque cours d’essai, croisière ou démonstration, notez un responsable, un horaire, une capacité maximale et un point de rendez-vous clairement indiqué.
Ne vous contentez pas de compter les participants : recueillez leurs besoins alimentaires et vérifiez la liste finale avant de calculer le catering. Prévoyez également le refroidissement des boissons et la préparation des en-cas le jour précédent.
Planifiez un contrôle séparé des bateaux, remorques et équipements de sauvetage. Les gilets, trousses de premiers secours, aussières, pare-battage et tonneaux étanches doivent être disponibles avant l’arrivée du public, pas au moment du départ.
Préparez l’accueil et la circulation au moins la veille : badges nominatifs, programme imprimé, informations sur l’itinéraire et le parking, signal sonore et branchements électriques. Testez le micro sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une journée portes ouvertes nautique ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations portuaires, l’assurance, les emplacements de démonstration et la réservation des capitaines ou instructeurs sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes afin de confirmer les groupes, les besoins alimentaires, les badges et la répartition des bénévoles.
Combien de gilets de sauvetage faut-il prévoir pour les essais nautiques ?: Prévoyez au minimum un gilet adapté par participant embarqué, plus 10 % de réserve pour les changements de taille ou les équipements mouillés. Vérifiez les tailles et l’état de chaque gilet lors du contrôle du matériel, au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes de club nautique ?: Contrôlez les bateaux, remorques et équipements de sauvetage, puis préparez les badges, le programme, les boissons et les en-cas. Faites aussi un essai du micro, des haut-parleurs et des branchements électriques au moins 2 heures avant l’ouverture le lendemain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.