Checklist voor een vakantiepark open dag

Een vakantiepark open dag vraagt om meer dan bezoekers uitnodigen. Je moet rondleidingen reserveren, de parkeerroute duidelijk maken en het terrein op tijd klaarzetten voor verschillende bezoekersstromen. Ook catering, kinderactiviteiten en informatievoorziening lopen tegelijk. Met deze checklist werk je van programma en aanmeldingen naar materialen, instructies en de laatste terreincontrole. Zo voorkom je dat naamkaartjes, koude dranken of bewegwijzering pas tijdens de open dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen reserveren
Leveringen bevestigen
Plattegrond en route maken
2 personen
Parkeerroute uitwerken
2 personen
Activiteitenprogramma drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Rondleiders instrueren
3 personen
Kinderactiviteiten voorbereiden
3 personen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering portioneren
3 personen
Materialen per post verdelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Rondleidingspunten markeren
2 personen
Parkeerborden plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Toiletten aanvullen
2 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
4 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Parkeerverkeer begeleiden
2 personen
Eerste rondleiding geven
2 personen
Tweede rondleiding geven
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Derde rondleiding geven
2 personen
Vierde rondleiding geven
2 personen
Activiteitenmateriaal aanvullen
2 personen
Fotopunt begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Catering afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Promotiemateriaal opbergen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Informatiebalie
Krukken voor kinderenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Thermoskannenaantal 6
Serveerdienbladenaantal 8
Gebakstangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Windzakkenaantal 4

Informatie

Informatiebordenaantal 8
Routebordenaantal 12
Parkeerbordenaantal 6
Programmaflyersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Inschrijfformulierenaantal 250

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Bellenblaasaantal 12
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurplatenaantal 150
Spelletjesaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalsorteringsbakkenaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Afwasteilenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenschalenaantal 10
Koekenpannenaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingen eerst vast. Geef bezoekers bij hun aanmelding een tijdslot en houd ruimte vrij voor late inschrijvingen of uitloop.
Controleer dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag en verwerk ze in de cateringindeling. Portioneren vooraf voorkomt zoeken naar geschikte hapjes tijdens het evenement.
Maak één plattegrond met parkeerroute, informatiebalie, rondleidingen, catering en kinderactiviteiten. Druk het activiteitenprogramma en de route ruim vóór de opbouw, zodat bezoekers niet afhankelijk zijn van mondelinge uitleg.
Verdeel materialen per post: zet bijvoorbeeld informatie, naamkaartjes, servies, drankdispensers en kinderbenodigdheden apart klaar. Controleer per post ook tafels, stoelen, stroom en afvalvoorzieningen.
Controleer de weersverwachting en inspecteer het terrein vóór de opbouw. Plan partytenten, statafels en klapstoelen zo dat de route ook bij regen veilig en herkenbaar blijft; zet dranken en koelproducten pas op het laatste moment koud.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een vakantiepark open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Plan de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, leveringen, drukwerk en instructies.
Hoe plan ik rondleidingen tijdens een open dag?: Werk met vaste tijdsloten en laat bezoekers bij de aanmelding reserveren. Houd per rondleiding minimaal 10 tot 15 minuten tussen groepen vrij voor uitloop en het verzamelen van de volgende groep.
Wanneer zet ik drank en catering klaar voor een vakantiepark open dag?: Haal koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf op, afhankelijk van de houdbaarheid. Zet dranken enkele uren voor de start koud en portioneer hapjes zo kort mogelijk vóór het programma begint.
Wat moet ik de dag voor een vakantiepark open dag controleren?: Controleer 1 dag vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, leveringen, route, drukwerk, naamkaartjes en materialen per post. Leg ook koffiezetapparaten, waterkokers, servies en tafelkleden klaar en bevestig de instructies met rondleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.