Checklist voor een open dag op school organiseren

Een open dag op school vraagt meer voorbereiding dan alleen lokalen openzetten. Je moet bezoekers aanmelden, routes maken, rondleiders indelen en per ruimte bepalen wat er klaarstaat. Begin met datum, programma en ruimteverdeling en werk daarna toe naar ontvangst, activiteiten en catering. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de laatste dagen opvallen, zoals sleutels, techniek, naamstickers en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokalen en ruimtes indelen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleiders aanwijzen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Plattegrond en route maken
2 personen
Informatieborden ontwerpen
2 personen
Activiteiten voorbereiden
4 personen
Werkbladen kopiëren
2 personen
Naamstickers maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen per lokaal sorteren
3 personen
Techniek testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen

Event

Entreebalie inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
Kraampjes inrichten
5 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen verzorgen
4 personen
Klaslokalen toelichten
8 personen
Proeflessen begeleiden
6 personen
Knutseltalent begeleiden
3 personen
Wetenschapsproeven begeleiden
3 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
Fotohoek bemannen
2 personen
Vragen van ouders beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Avondprogramma aankondigen
Optredens ondersteunen
3 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen avond
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet opruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Lokalen schoonmaken
5 personen
Entree en gangen schoonmaken
3 personen
Toiletten grondig reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Laatste afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 4
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 150
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Ballonnenaantal 300
Krijtbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Fotowand
Tafeldecoratieaantal 20

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 12
Beanbagsaantal 12
Touwtrektouw

Creatief materiaal

Kleurpotlodenaantal 30
Viltstiftenaantal 30
Verfsetsaantal 12
Kwastenaantal 60
A4 tekenpapieraantal 500
Gekleurd papieraantal 300
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 30
Schortenaantal 30

Informatie

Programmaflyersaantal 300
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 40
Clipboardsaantal 10
Inschrijfformulierenaantal 200
Enveloppenaantal 200
Polsbandjesaantal 250

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte-indeling uiterlijk enkele weken vooraf. Leg per lokaal vast welke activiteit plaatsvindt, hoeveel bezoekers er tegelijk binnen kunnen en welke materialen daar al klaargelegd moeten worden.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen en gebruik het overzicht om vrijwilligers, rondleiders en hapjes op aantallen af te stemmen.
Test techniek niet pas op de ochtend zelf. Controleer microfoons, speakers, laptops en beeldschermen vooraf en leg verlengkabels en stekkerdozen per ruimte klaar; wijs één persoon aan voor storingen.
Maak één bezoekersroute met duidelijke informatieborden en een plattegrond. Controleer daarnaast vooraf wie de sleutels heeft, welke deuren open moeten en waar de entreebalie met naamstickers komt.
Koel dranken minstens enkele uren voor aanvang en zet koffievoorzieningen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Sorteer werkbladen, materialen en servies per lokaal, zodat vrijwilligers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag op school organiseren?: Leg datum, programma en lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma staat en gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligers en leveranciers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag op school?: Reken minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 coördinator en per actieve route of activiteit minstens 1 begeleider. Bij meerdere lokalen is een extra rondleider per groep nodig, zodat niemand de balie of een ruimte onbeheerd achterlaat.
Wat moet je klaarzetten bij de entree van een open dag?: Zet een tafel, stoelen, naamstickers, bezoekersinformatie, plattegrond en aanmeldlijst klaar. Controleer dit uiterlijk 30 minuten voor opening en zorg dat één vrijwilliger de eerste 15 minuten uitsluitend ontvangst doet.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een open dag op school?: Plan voor iedere bezoeker ongeveer 2 drankjes bij een programma van 2 tot 3 uur en minimaal 2 kleine hapjes. Tel vrijwilligers en medewerkers mee en houd extra water achter de hand; dieetwensen verwerk je in de bestelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.