Portes ouvertes de l’école : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours clair et une équipe bien répartie. Commencez par fixer la date, le programme et l’usage de chaque salle, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à confirmer les fournisseurs, préparer les activités et tester la technique. La veille, triez le matériel par espace et vérifiez les clés, les accès et les panneaux d’information.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les salles et les espaces
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner des guides
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Créer le plan et l'itinéraire
2 personnes
Concevoir des panneaux d’information
2 personnes
Préparer les activités
4 personnes
Copier les feuilles de travail
2 personnes
Créer des badges prénom
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier le matériel par salle
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès

Événement

Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les panneaux de visite
2 personnes
Aménager les stands
5 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer les visites guidées
4 personnes
Présenter les salles de classe
8 personnes
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Encadrer l’atelier créatif
3 personnes
Encadrer les expériences scientifiques
3 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
Assurer le stand photo
2 personnes
Répondre aux questions des parents
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Annoncer le programme du soir
Soutenir les spectacles
3 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons le soir
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les locaux
5 personnes
Nettoyer l'entrée et les couloirs
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Évacuer les derniers déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Nappesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Téléphones portablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 10
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Ballonsqté 300
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Mur photo
Décoration de tableqté 20

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 12
Poufsqté 12
Corde de tir à la corde

Matériel créatif

Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Sets de peintureqté 12
Pinceauxqté 60
Papier à dessin A4qté 500
Papier de couleurqté 300
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 30
Tabliersqté 30

Informations

Flyers du programmeqté 300
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Formulaires d'inscriptionqté 200
Enveloppesqté 200
Braceletsqté 250

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Poubellesqté 12
Pompes de désinfectionqté 12

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez le parcours des visiteurs au moins 3 semaines avant l’événement. Indiquez l’entrée, les salles à visiter et la sortie sur un plan simple, puis placez un guide aux principaux points de décision.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant les portes ouvertes. Vous aurez ainsi le temps de répartir les bénévoles, préparer les badges prénom et adapter les quantités d’en-cas et de boissons.
Testez microphones, haut-parleurs, ordinateurs et écrans la veille, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées. Gardez un téléphone chargé comme solution de secours pour les contacts et les consignes.
Triez tables, chaises, nappes, gobelets et matériel d’activité par salle avant l’installation. Une caisse ou une pile clairement identifiée par espace évite les allers-retours le matin même.
Réservez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour installer le comptoir d’entrée, les panneaux, les tables et les boissons refroidies. Les guides doivent connaître leur poste et recevoir le plan avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’une école ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de valider le programme, les autorisations, les réservations, les invitations et les besoins en bénévoles.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 heure avant l’ouverture, davantage si plusieurs salles doivent être aménagées. Ajoutez 30 minutes pour tester la technique, placer les panneaux et vérifier les accès.
Quand clôturer les inscriptions aux portes ouvertes ?: Clôturez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez alors traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et ajuster la répartition des guides et des salles.
Combien de bénévoles faut-il pour des portes ouvertes d’école ?: Comptez au minimum 1 guide par zone de circulation et 2 personnes à l’accueil pendant la première heure. Pour plusieurs salles, ajoutez une personne référente par espace afin de gérer les questions et le matériel.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.