Wohnungsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wohnungsmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst müssen Aussteller, Öffnungszeiten und Standbedingungen feststehen, danach folgen Marktplan, Kommunikation und Material. Plane die Standplätze nicht erst am Aufbautag, sondern verschicke Aufbauhinweise vorher. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Tischen und Zelten auch Wechselgeld, gekühlte Getränke, Stromsicherung und einen eingeteilten Helferplan. Diese Checkliste deckt die Vorbereitung bis zum Abbau ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Woonmarkt online ankündigen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tischreservierungen bestätigen
2 Personen
Verkäuferliste abschließen
2 Personen
Marktplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Aufbauanweisungen verschicken
Beschilderung entwerfen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Druckmaterial sortieren
2 Personen
Marktstände markieren
2 Personen
Tische ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Stromanschlüsse verlegen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Standbeleuchtung anschließen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
4 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Letzte Stände kontrollieren
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Verkäuferfragen beantworten
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Tische und Laufwege kontrollieren
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ruhigen Ausverkaufsbeginn ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Catering verteilen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Stromversorgung abkoppeln
2 Personen
Location fegen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarkttischeAnz. 24
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 40
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
KlappbänkeAnz. 4
TischdeckenAnz. 28
AufbewahrungsboxenAnz. 10

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2
KartenterminalAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Dekorative PflanzenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
TischdekorationAnz. 12

Catering

ServiertablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
Einkäufe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 30
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ZuckerschälchenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Marktbedarf

StandnummernAnz. 30
PreisschilderAnz. 500
KlebezettelAnz. 20
StifteAnz. 30
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
KassenboxenAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4
ArmbänderAnz. 250
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
KluisterblöckeAnz. 4
RegenschirmeAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Veröffentliche Datum und Öffnungszeiten frühzeitig und öffne die Anmeldung mit festen Verkäuferbedingungen. Plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückfragen, Ernährungswünsche und Tischreservierungen ein.
Schließe die Verkäuferliste spätestens 7 Tage vor der Messe und erstelle danach den Marktplan. Weise Standplätze erst zu, wenn die benötigte Tisch- und Stellfläche aller Verkäufer bekannt ist.
Verschicke Aufbauanweisungen mindestens 3 Tage vorher. Nenne darin Ankunftszeit, Zufahrt, Standnummer, erlaubte Materialien und den Ablauf für Tische, Partyzelte und Beschilderung.
Prüfe Lieferungen und Materialien am Vortag anhand der Checkliste. Kontrolliere besonders Verlängerungskabel, Kabelmatten, LED-Lampen, Kartenterminal, Wechselgeld sowie Kühlboxen und Thermoskannen.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Markierungen, das Ausladen der Tische und den Aufbau der Partyzelte ein. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, Snacks und Druckmaterialien sortiert bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wohnungsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Verkäuferbedingungen und dem Anmeldeformular. Die Verkäuferliste und Standplanung sollten spätestens 7 Tage vor der Messe abgeschlossen sein.
Wann sollte ich die Verkäuferplätze bei einer Wohnungsmesse vergeben?: Vergib die Standplätze erst nach Ende der Anmeldefrist, wenn Tischreservierungen und besondere Platzwünsche erfasst sind. Verschicke den fertigen Marktplan und die Aufbauanweisungen mindestens 3 Tage vor dem Termin.
Was muss am Tag vor der Wohnungsmesse vorbereitet werden?: Prüfe am Vortag alle Lieferungen, Drucksachen, Kabel, Beleuchtung, Tische und Partyzelte. Bereite außerdem Kasse und Wechselgeld vor und stelle Getränke so kalt, dass sie zum Einlass servierbereit sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wohnungsmesse?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für das Markieren der Stände, das Ausladen der Tische und den Aufbau der Partyzelte ein. Bei vielen Verkäufern oder zusätzlicher Beleuchtung solltest du weitere Helfer einteilen.

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