Checklist para organizar una feria de la vivienda
Una feria de la vivienda necesita más que mesas y vendedores confirmados. Hay que cerrar las condiciones de participación, controlar las inscripciones y convertir el espacio en un plano claro antes del montaje. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde publicar la fecha hasta preparar la caja, las bebidas y la señalización. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: preferencias dietéticas, conexiones eléctricas, instrucciones de montaje y cambios para los pagos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el horario de apertura
2 personas
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria de la vivienda online
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar reservas de mesa
2 personas
Finalizar la lista de vendedores
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar las instrucciones de montaje
Diseñar la señalización
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar entregas y materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar el material impreso
2 personas
Marcar los puestos del mercado
2 personas
Descargar las mesas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Instalar puntos de electricidad
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la iluminación del puesto
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
4 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Comprobar los últimos stands
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar el cierre tranquilo de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Repartir el catering sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar la alimentación eléctrica
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 24
- Mesas plegablescant. 4
- Sillascant. 40
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 6
- Bancos plegablescant. 4
- Mantelescant. 28
- Cajas de almacenajecant. 10
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Micrófono de mano
- Altavocescant. 2
- Terminal de pagocant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Plantas decorativascant. 8
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
- Decoración de mesacant. 12
Catering
- Bandejas de serviciocant. 8
- Termoscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cuencoscant. 30
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
- Azucareroscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 2
Materiales para el mercado
- Números de standcant. 30
- Etiquetas de preciocant. 500
- Notas adhesivascant. 20
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 6
- Cajas de cajacant. 4
- Cajitas para cambiocant. 4
- Pulserascant. 250
- Flechas de rutacant. 20
- Paneles informativoscant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Bloques de anclajecant. 4
- Paraguascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Consejos
- Publica la fecha, el horario y las condiciones de los vendedores antes de abrir las inscripciones. Deja el formulario activo el tiempo suficiente para recopilar datos de contacto, necesidades de mesa y preferencias dietéticas.
- Cierra la lista de vendedores antes de dibujar el plano definitivo. Asigna cada puesto y envía las instrucciones de montaje con varios días de margen, especialmente si habrá carpas, mesas plegables o percheros.
- Prepara la señalización y las etiquetas de precios antes del día de la feria. Marca los puestos en el suelo o las mesas cuando llegues para que los vendedores no tengan que interpretar un plano durante la descarga.
- Comprueba con antelación los enchufes, cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Cuenta también con iluminación independiente, como lámparas LED o linternas a pilas, si el montaje empieza temprano o termina con poca luz.
- Prepara la caja registradora, el cambio y el terminal de pago antes de abrir. Enfría las bebidas, organiza los aperitivos y clasifica el material impreso por puesto para no mezclarlo mientras se descargan mesas y carpas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de la vivienda?
- Empieza al menos 6 semanas antes para publicar la fecha, redactar las condiciones, abrir las inscripciones y enviar invitaciones. Reserva los últimos 7 días para cerrar vendedores, revisar el pronóstico y confirmar entregas y materiales.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?
- Cierra la lista entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para crear el plano, asignar los puestos, confirmar las reservas de mesa y enviar las instrucciones de montaje.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?
- Deja listas las etiquetas de precios, la señalización, el material impreso, la caja con cambio, las bebidas frías y los aperitivos. Comprueba también que las mesas, carpas, cables, altavoces y terminal de pago estén disponibles.
- ¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria de la vivienda?
- Calcula entre 2 y 3 horas para descargar mesas, marcar los puestos, montar las carpas, conectar el equipo y colocar la señalización. Añade al menos 30 minutos de margen si participan muchos vendedores o el espacio requiere desplazamientos largos.
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