Checklist pour organiser un salon de l'habitat

Un salon de l'habitat demande une coordination précise entre exposants, matériel et accueil du public. Commencez par fixer la date, les horaires et les conditions de participation, puis suivez les inscriptions avant de construire le plan des stands. Les dernières heures servent surtout à vérifier les livraisons, préparer la caisse, refroidir les boissons et installer les tentes. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 66 éléments à prévoir, dans l'ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la salon de l’habitat en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations de tables
2 personnes
Finaliser la liste des vendeurs
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les instructions de montage
Concevoir la signalétique
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les livraisons et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier le matériel imprimé
2 personnes
Marquer les stands du marché
2 personnes
Décharger les tables
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer des points d’alimentation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage du stand
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
4 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Vérifier les derniers stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer la fermeture progressive des ventes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Répartir le catering restant
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Débrancher l’alimentation électrique
2 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 24
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Bancs pliantsqté 4
Nappesqté 28
Boîtes de rangementqté 10

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Terminal de paiementqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantes décorativesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 12

Catering

Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Sucriersqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2

Fournitures de marché

Numéros de standqté 30
Étiquettes de prixqté 500
Post-itqté 20
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 4
Bacs à monnaieqté 4
Braceletsqté 250
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Blocs d’arrêtqté 4
Parapluiesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Fixez les conditions des vendeurs avant d'ouvrir les inscriptions : précisez l'emplacement prévu, les horaires de montage et le matériel fourni. Vous éviterez de devoir renégocier ces points avec chaque exposant.
Fermez la liste des vendeurs avant de dessiner le plan du marché. Une fois les emplacements attribués, envoyez les instructions de montage suffisamment tôt pour que chacun sache où décharger ses tables et installer son stand.
Prévoyez les besoins électriques stand par stand. Les rallonges, multiprises et passe-câbles doivent être vérifiés avant l'installation, surtout pour les machines à café, l'éclairage et les terminaux de paiement.
Gardez une marge pour l'accueil et les paiements : préparez la caisse et la monnaie avant l'ouverture, puis testez le terminal de paiement. Le jour J, rangez les documents imprimés et les étiquettes de prix par zone pour les retrouver rapidement.
Consultez les prévisions météo avant de monter les tentes de réception. Vérifiez aussi les livraisons, les tables et les chaises avant l'arrivée du public, puis placez les panneaux et la signalétique pendant que les stands sont encore accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l'habitat ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour publier la date, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions et finaliser le plan des stands. Gardez les 2 derniers jours pour les livraisons, les courses et les contrôles sur place.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire dès que les horaires, les conditions des vendeurs et les emplacements disponibles sont définis, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Fixez une date de clôture au plus tard 10 jours avant l'événement pour finaliser le plan.
Combien de tables faut-il prévoir pour un salon de l'habitat ?: Le nombre dépend des réservations confirmées : comptez une table par emplacement prévu, puis ajoutez 5 à 10 % de tables pliantes de réserve. Confirmez les quantités avec les exposants avant de créer le plan définitif.
Que préparer la veille d'un salon de l'habitat ?: La veille, vérifiez les livraisons et le matériel, préparez la caisse et la monnaie, refroidissez les boissons et triez les documents imprimés. Contrôlez aussi les prévisions météo afin d'ajuster l'installation des tentes et de l'éclairage.

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