Einen Wochenmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Wochenmarkt steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Genehmigungen und Bedingungen, bevor du Standplätze zusagst oder Flyer verteilst. Danach folgen maßstabsgetreue Flächenplanung, Ausstellerkommunikation und die Organisation von Strom, Mobiliar und Zelten. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan: Lieferung annehmen, Stände und Zelte sichern, Aussteller einweisen und erst danach Kaffee-, Getränke- und Verkaufsbereiche öffnen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigungen und Bedingungen prüfen
2
Marktaufteilung maßstabsgetreu erstellen
2 Personen
3
Standbetreiber bestätigen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Informationen für Aussteller senden
6
Flyer verteilen
2 Personen
7
Stromanschlüsse festlegen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Einkaufen gehen
2 Personen
10
Materialien zusammenstellen
2 Personen
11
Marktstandort inspizieren
2 Personen
12
Lieferung der Marktstände entgegennehmen
3 Personen
13
Marktstände aufbauen
4 Personen
14
Partyzelte aufbauen
4 Personen
15
Zelte verankern
3 Personen
16
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
17
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
18
Müllstationen aufstellen
2 Personen
19
Beschilderung anbringen
2 Personen
20
Kaffee- und Getränkestand einrichten
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
23
Aussteller empfangen
2 Personen
24
Standplätze zuweisen
2 Personen
25
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

26
Besucher begrüßen
2 Personen
27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
28
Getränke nachfüllen
2 Personen
29
Mülleimer leeren
2 Personen
30
Fluchtwege freihalten
2 Personen
31
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
32
Markt abschließen
2 Personen

Nachbereitung

33
Aussteller ausladen lassen
3 Personen
34
Marktstände abbauen
4 Personen
35
Partyzelte abbauen
4 Personen
36
Mobiliar und Materialien verladen
3 Personen
37
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
38
Ort sauber übergeben
3 Personen
39
Geschirr und Materialien abwaschen
2 Personen
40
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
41
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
42
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 20
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 24
BiertischeAnz. 6
ZeltgewichteAnz. 16
AbsperrgitterAnz. 12
DeckenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
BatterielampenAnz. 8
Handmikrofon
Megafon
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
UntertassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
TablettsAnz. 6
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 2

Dekoration

MarktschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen und Bedingungen. Erst wenn Zufahrt, Fläche und Auflagen geklärt sind, solltest du Standbetreiber verbindlich bestätigen.
Plane die Marktaufteilung maßstabsgetreu und markiere Stromanschlüsse, Absperrgitter, Zelte und Durchgänge. Rechne für Lieferfahrzeuge und Rettungswege zusätzliche freie Flächen ein, statt jeden Meter mit Ständen zu belegen.
Sende den Ausstellern spätestens 7 Tage vorher eine gemeinsame Information mit Ankunftszeit, Standplatz, Zufahrt und Aufbauhinweisen. Eine einfache Standnummernliste spart am Veranstaltungstag Zeit bei der Zuweisung.
Plane den Aufbau rückwärts vom Öffnungszeitpunkt: Marktstände und Zelte zuerst, danach Tische, Beleuchtung, Strom und Beschilderung. Verankere jedes Zelt und prüfe Verlängerungskabel, Batterielampen und Baustrahler vor dem Eintreffen der Aussteller.
Bereite Kaffee und Getränke erst nach der Sicherheitskontrolle ausgabefertig vor. Stelle Kühlboxen, Thermoskannen, Becher und Abfallbehälter so auf, dass Nachfüllen möglich ist, ohne Besucher- oder Lieferwege zu blockieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wochenmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen, Flächenplanung und der Suche nach Ausstellern. Die verbindlichen Informationen zu Standplatz, Zufahrt und Aufbau sollten spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
Was braucht man für den Aufbau eines Wochenmarkts?: Für den Aufbau brauchst du unter anderem Marktstände, Partyzelte, Tische, Sitzgelegenheiten, Zeltgewichte, Absperrgitter, Beschilderung und Beleuchtung. Plane für Strom außerdem Verlängerungskabel und mindestens 60 bis 90 Minuten für einen vollständigen Funktionstest ein.
Wann baut man die Marktstände und Partyzelte auf?: Der Aufbau beginnt am Veranstaltungstag so früh, dass Stände, Zelte, Strom und Sicherheitswege mindestens 30 Minuten vor der Ankunft der ersten Aussteller geprüft sind. Zelte werden vor dem Einrichten der Tische vollständig verankert.
Wie viele Getränke braucht man für einen Wochenmarkt?: Für einen Kaffeestand kannst du als Startwert 2 bis 3 Getränke pro erwarteter Person im ersten stark frequentierten Stunde einplanen und anschließend nachfüllen. Halte zusätzlich Kühlboxen und Thermoskannen bereit, damit die Ausgabe nicht wegen Nachschub unterbrochen wird.

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